Удержание из заработной платы подотчетных сумм: основания, правила составления и образец приказа

На какие цели выдаются подотчетные суммы?

Подотчетные суммы могут выданы:

  • на административно-хозяйственные нужды (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У );

  • на командировочные расходы, перечень которых приведен в ст. 168 ТК РФ;

  • на иные цели, установленные организацией. Например, для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через раздатчика. Перечень таких лиц утверждается приказом руководителя.

Каков порядок отчета по выданным суммам?

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Обратите внимание: авансовый отчет (ф. 0504505) представляется работником (внештатным сотрудником) с приложением к нему подтверждающих документов (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).

Порядок заполнения авансового отчета (ф. 0504505) установлен Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

Подотчетное лицо приводит сведения в авансовом отчете (ф. 0504505):

  • на лицевой стороне – о себе;

  • на оборотной стороне – заполняет графы 1 – 6 в части фактически израсходованных им сумм с указанием документов, подтверждающих осуществленные расходы.

Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В дальнейшем авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом.

Кроме того, в силу п. 26 ФСБУ «Концептуальные основы» первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им лица.

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы подлежит возврату.

Выдача денег под отчет

Согласно п. 213 Инструкции № 157н денежные средства (денежные документы) выдаются подотчетному лицу на основании его письменного заявления, в котором должны быть указаны:

  • назначение аванса;

  • обоснование (расчет) размера аванса;

  • срок, на который выдается аванс;

  • сумма выдаваемых денежных документов.

Не допускается выдача денежных средств подотчетному лицу в случае, если он не отчитался за полученную ранее подотчетную сумму (п. 214 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах учета расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н). Таким образом, если фактические расходы подотчетного лица превысили размер выданных денежных средств, учреждение обязано выплатить ему данный перерасход. При этом сумму перерасхода можно возместить сотруднику путем перечисления на его банковскую карту (Письмо Минфина РФ от 08.07.2013 № 02-06-10/26266).

Необходимо указать также то, что в правила организации и ведения бюджетного учета с подотчетными лицами, закрепленные в учетной политике, могут включаться положения, предусматривающие расчеты с с подотчетными лицами как в наличном, так и в безналичном порядке, в частности, с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (Письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Деньги, которые учреждение выдает сотрудникам под отчет, могут перечисляться на их расчетные (банковские) карты платежной системы «Мир» в рамках «зарплатных» проектов для осуществления операций, связанных с оплатой расходов учреждения на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, с командировочными расходами и компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896).

Учреждение вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами) (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Аванс в иностранной валюте. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным в иностранной валюте авансам одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции № 157н).

Переоценка расчетов по выданным в иностранной валюте авансам осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.

Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета).

При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по принятым обязательствам в иностранной валюте с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Счет учета подотчетных сумм

Напомним, для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

  • 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

  • 20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

  • 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

  • 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

  • 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

В 1 – 17-м разрядах номера счета указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.

Аналитический учет расчетов ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчетов по выданным денежным средствам, расчетов по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071).

Расчеты по выданным внештатным сотрудникам подотчетным суммам также могут осуществляться на счете 208 00, в том числе с применением дополнительного аналитического разреза (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Расчеты с подотчетными лицами: счета и содержание операций

В соответствии с п. 84 Инструкции № 162н операции по расчетам с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы денежные средства, денежные документы подотчетным лицам

1 208 00* 567

1 201 34 610
1 201 35 610
1 304 05 000**
1 201 21 610

Приняты к бюджетному учету суммы произведенных расходов

1 105 00 000*
1 106 00 000*
1 109 00 000*
1 302 00 000*
1 304 03 830**

1 208 00* 667

Возвращены остатки подотчетных денежных средств, денежных документов

1 201 34 510
1 201 35 510

1 208 00* 667

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, оплачены
подотчетным лицом приобретенные услуги, работы, товары с использованием карт

1 208 00* 567

1 210 03 660**

Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) банковскую карту через банкомат

1 201 23 510

1 208 00* 667

Отражена курсовая разница по суммам, выданным под отчет в иностранной валюте:

– положительная

1 208 00* 567

1 401 10 171

– отрицательная

1 401 10 171

1 208 00* 667

Приняты обязательства по компенсации произведенных подотчетным лицом расходов при увольнении сотрудника

1 208 00* 567

1 302 00 000*

Списаны с балансового учета задолженности по принятым к бюджетному учету суммам произведенных подотчетным лицом расходов, не востребованным подотчетными лицами

1 208 00* 567
Забалансовый счет 20***

1 401 10 173

Отражены получателями средств, за которыми не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет, суммы средств, поступивших в доход бюджета в погашение дебиторской задолженности прошлых лет (основание – извещение (ф. 0504805))

1 303 05 830**

1 209 36 000**
1 208 00* 667

Отражены суммы налога, предъявленные учреждению поставщиками (подрядчиками) по приобретенным нефинансовым активам, выполненным работам, оказанным услугам либо фактически уплаченные при ввозе нефинансовых активов на территорию РФ, не включаемые в стоимость таких нефинансовых активов (работ, услуг)

1 210 12 560**

1 208 00* 667

Отражено списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию

1 401 20 273

1 208 00* 667

Отражено списание кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами

1 208 00* 567
Забалансовый счет 20

1 401 10 173

* По соответствующим счетам аналитического учета, подстатьям КОСГУ.

** По соответствующей подстатье КОСГУ.

*** Задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета (п. 371 Инструкции № 157н).

Минфин в Письме от 24.01.2020 № 02-07-05/4304 рассмотрел вопрос о бюджетном учете приобретения полиса ОСАГО через подотчетное лицо и разъяснил, что такую ситуацию необходимо отразить проводками:

1) приобретен полис ОСАГО:

Дебет счета 1 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»
Кредит счета 1 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

2) одновременно отражены указанные расходы:

Дебет счета 1 401 50 000 «Расходы будущих периодов»
Кредит счета 1 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»

Минфин пояснил, что затраты, произведенные учреждением в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются по дебету счета 1 401 50 000 «Расходы будущих периодов» и подлежат отнесению на финансовый результат текущего финансового года (по кредиту счета) в порядке, устанавливаемом учреждением (равномерно, пропорционально объему продукции (работ, услуг) и др.), в течение периода, к которому они относятся.

Приобретение полиса ОСАГО отражается по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Авансовый отчет

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах учета расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (ф. 0504505) (Указания № 52н).

Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы.

Например, товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (Письмо Минфина РФ от 16.08.2017 № 03-01-15/52653). Кассовые чеки, квитанции также являются документами, подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар, услугу (Письмо Минфина РФ от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Минфин в Письме от 08.05.2018 № 02-07-05/30993 по вопросу о заполнении граф 1 – 3 лицевой стороны авансового отчета привел следующие пояснения.

Исходя из сути и назначения авансового отчета в графах 1 – 3 на лицевой стороне отражаются бухгалтерские корреспонденции о расходах, целесообразность которых подтверждена документами и которые принимаются учреждением к бухгалтерскому учету.

Наличие дополнительных к указанным бухгалтерским корреспонденциям бухгалтерских записей по сумме выданных (полученных) авансов в графах 1 – 3 на лицевой стороне авансового отчета не является ошибочным.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Как выдать денежные средства под отчет?

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:

  • назначение аванса;

  • расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).

Выдача денежных средств под отчет осуществляется двумя способами:

1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

  • на заработную плату;

  • на хозяйственные расходы;

  • на командировочные расходы;

  • на другие нужды.

По результатам выдачи денежных средств по ведомости (ф. 0504501) оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002);

2) в безналичном порядке, посредством перевода на банковскую карту, включая карты «Мир», эмитированные кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (письма ЦБ РФ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048, Минфина РФ от 06.07.2018 № 09-02-07/47375, Федерального казначейства от 27.07.2018 № 07-04-05/05-15900).

В Письме Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896 (далее – Письмо № 07-04-05/05-14896) отмечено, что в целях контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную карту уполномоченному сотруднику учреждения (корпоративная карта учреждения).

Обратите внимание: по одной карте можно осуществлять операции, не связанные с получением и взносом наличных денег, не более 100 000 руб. в день (п. 3 Письма № 07-04-05/05-14896).

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

  • По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
  • По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/пСодержание хоз. операцииДебетКредитДокументы-основания
1Выплата наличных денежных средств в подотчет7150Отчет кассира, расходный ордер
2Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку7151Выписка банка, платежное поручение
3Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку7155Выписка со специальных счетов
5Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств0871Акт о приемке работ и услуг
6Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом1071Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды20/26/4471Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом4171Авансовый отчет и накладные
11Возврат в кассу неистраченных средств5071Отчет кассира, приходный ордер
12Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица7371Авансовый отчет

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

ДтКтОписаниеСумма, руб.Документ — основание
7151На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды2 500Платежное поручение
1071Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС2 840Авансовый отчет, товарный чек
7151На банковскую карточку Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода340Платежное поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

ДтКтОписаниеСумма, руб.Документ-основание
26/4460Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.)6 102Акт выполненных работ
1960Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг1 098Акт выполненных работ
68/2 НДС19Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету1 098Акт выполненных работ, счет-фактура
7150/1Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет7 500Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
6071В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка»7 200Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/171Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б.300Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

  • Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
  • Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

ДтКтСодержание операцииСумма, руб.Документ-основание
7150Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы20 000Расходный кассовый ордер
2071Списаны расходы на билеты без НДС6 780Авансовый отчет, ж/д билет
1971Выделен НДС по расходам на билеты1 220Ж/д билет
68.НДС19НДС направлен к вычету1 220Запись в книге покупок
20/4471Списаны расходы на проживание (гостиницу) без НДС4 237Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы
1971Выделен НДС по расходам на гостиницу763
68.НДС19НДС направлен к вычету763Запись в книге покупок
20/4471Списаны суточные6 000Авансовый отчет
5071Работником возвращены непотраченные средства в кассу1 000Приходный кассовый ордер

Рекомендации по проверке расчетов с подотчетными лицами

При проверке расчетов с подотчетными лицами Федеральное казначейство рекомендует:

1. Изучить вопросы наличия правовых актов, регламентирующих порядок выдачи денежных средств под отчет, и положения о направлении в командировки (на стажировки, в экспедиции), провести анализ положений указанных документов. Определить перечень актов объекта контроля, устанавливающих размер компенсации дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных, полевого довольствия).

2. Проверить, соответствует ли итоговая сумма данных учета в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) по расчетам с подотчетными лицами оборотной ведомости и показателям, отраженным в бюджетной отчетности.

3. Проверить соблюдение порядка выдачи денежных средств и денежных документов под отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, соблюдение сроков возврата остатка неиспользованного аванса.

4. Проверить обоснованность выдачи и использования средств на командировочные расходы, соблюдение норм командировочных расходов.

5. Проверить правильность ведения учета операций по расчетам с подотчетными лицами и отражения их в регистрах бухгалтерского учета.

6. Проверить наличие дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами – руководителем и его заместителями, членами совета (наблюдательного совета) и другими аффилированными лицами.

7. Установить наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской (кредиторской) задолженности.

8. Проверить, что по расчетам с подотчетными лицами проведена инвентаризация в соответствии с действующим законодательством РФ и порядком, установленным объектом контроля.

9. Проверить, своевременно ли отражены выявленные в результате инвентаризации расчетов с подотчетными лицами отклонения в учете и отчетности.

10. Проверить, произведены ли записи в регистрах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами на основании первичных учетных (оправдательных) документов и оформлены ли в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.

 

Общая характеристика

Чтобы сразу исключить все вопросы о том, какой счет 70, активный или пассивный, разберем его структуру. Оплата труда сотрудникам – это краткосрочная кредиторская задолженность предприятия, а любая кредиторская задолженность – источник формирования средств. Кроме того, счет 70 сальдо имеет только кредитовое. Следовательно, это пассивный синтетический счет.

Доход не облагается налогом для отправленных сотрудников, которые будут работать только в течение 183 дней в течение одного года, при условии, что у иностранного работодателя нет фиксированной операционной базы в Швеции. Постоянная операционная база является постоянным местом для коммерческого предприятия, из которого предприятие работает полностью или частично. Примерами того, что является фиксированной операционной базой, являются филиалы, офисы, фабрики и строительные площадки.

Ваш работодатель имеет постоянную действующую базу в Швеции, и вы будете работать здесь не более шести месяцев. Если работодатель с фиксированной операционной базой в Швеции использует иностранного работника, который здесь не проживает, чтобы работать не более шести месяцев, тогда работник должен уплачивать специальный подоходный налог. Этот специальный подоходный налог составляет 20 процентов. Через шесть месяцев работник считается резидентом Швеции и затем должен уплатить налог в соответствии с нормативными положениями, касающимися государственного и муниципального подоходного налога.

Счет с пассивной структурой предполагает отражение зачисления средств по кредиту, а списание – по дебету. На конец отчетного периода бухгалтер подсчитает кредитовые и дебетовые обороты и выделит сальдо конечное. Значение суммы обязательств по оплате труда отразится в финансовой отчетности предприятия.

Это может также иметь место, когда речь идет о повторных периодах проживания в Швеции. Можно запросить у налогового агентства Швеции разрешение на уплату налога сразу в соответствии с нормативными положениями, касающимися государственного и муниципального подоходного налога, а затем получить вычет расходов. Тогда ставка налога будет выше 20 процентов. Если ваш общий доход полностью или почти полностью заработал в Швеции, то основные вычеты и общие вычеты могут быть сделаны из вашего налогооблагаемого дохода.

Вы не должны платить двойной налог на прибыль

Никаких таких возможностей для вычета не существует в случае специального подоходного налога. Существуют положения в так называемых соглашениях об избежании двойного налогообложения между Швецией и другими странами, что означает, что доходы в Швеции должны облагаться налогом.

Счета аналитического учета открываются на каждого сотрудника отдельно. Например, для отражения вознаграждения за труд работника В.В. Сидорова будет открыт 70.1 счет. Дополнительно на каждого сотрудника бухгалтером ведется:

  • карточка налогового учета дохода физлица;
  • ведомость расчетная;
  • документ о расчетах и платежах;
  • ведомость платежная.

Счет 70 в бухгалтерском учете используется в ходе финансовой деятельности каждой организацией.

Для получения информации о налогооблагаемом и необлагаемом доходах, а также о подаче и уплате налога обратитесь в налоговую информационную службу Шведского налогового агентства. Ссылка на Шведское налоговое агентство можно найти далее по странице. Иностранный работодатель отправляет работника в Швецию на работу на срок менее одного года. Взносы социального страхования в виде взносов работодателя или индивидуальных взносов оплачиваются для всех, кто работает в Швеции. Взносы работодателя оплачиваются работодателем для работников и корректируются в соответствии с выплатой заработной платы и пособий.

Операции по дебету сч. 70

70-й счет корреспондирует по дебету со счетами:

  • учета денег;
  • учета расчетных операций (с 66 по 69 включительно, 73, 76, 79);
  • финансового результата (90, 91, 93, 94).

Операция по дебету будет означать уменьшение кредиторской задолженности предприятия перед работником или удержание сумм по налогам и сборам, материальному ущербу.

Индивидуальные взносы должны оплачиваться индивидуальными предпринимателями, которые занимаются предприятиями в частных компаниях или торговых компаниях. Иностранные работодатели должны зарегистрироваться в заграничном офисе Шведского налогового агентства в Мальмё или в заморском подразделении в Стокгольме.

Работодатели из Дании, Фарерских островов, Гренландии, Исландии, Польши, Словакии, Словении, Чехии, Германии и Австрии должны обратиться в Заграничное бюро Шведского налогового агентства в Мальмё, а работодателей из других стран — в Заграничное представительство Шведского налогового агентства в Стокгольме.

Операции по кредиту сч. 70

Проводка с указанием «кредит счет 70» характеризует зачисление оплаты за труд, отпускных и социальных пособий. По кредиту счет 70 корреспондирует со счетами:

  • учета производственных затрат (раздел III плана счетов);
  • учета готовой продукции и товаров (44);
  • учета денег (50);
  • учета взносов по социальному страхованию (69) и счетами 76, 77, 79;
  • финансового результата предприятия (90, 91, 96,97);
  • капитала (84).

Учет депонированных сумм

Денежные средства, вовремя не полученные работником из кассы предприятия, переводятся на хранение. Бухгалтер осуществляет контировку Дт 70 Кт 76 (субсч. «Депоненты») с указанием депонированной суммы, после чего средства передают на хранение в банк. Дополнительно аудитор выписывает расходный кассовый документ.

Как правило, вы имеете право на получение пособий на проживание, если вы живете в Швеции в течение года или более. Это Управление социального страхования принимает решение о том, застраховано ли лицо в Швеции с правом на получение пособий. Вы можете бесплатно зарегистрироваться в Бюро социального страхования, когда вы приедете в Швецию, чтобы работать. Это уведомление не повлияет на любое возможное право на получение пособий.

Человек, который приезжает в Швецию для проживания здесь, без получения национальной регистрации, должен уведомить Службу социального страхования в соответствии с законом. У малого бизнеса обычно есть расходы на выплату заработной платы в конце месяца, которые он рассчитывает и поддерживает с помощью программного обеспечения учета. Для многих компаний метод учета наличных средств программного обеспечения является самым простым и эффективным способом отслеживания затрат на заработную плату. В качестве работодателя вы должны включать как федеральный, так и государственный подоходный налог, а также часть, которая соответствует каждому сотруднику в расходах на оплату труда в конце месяца.

Депонированная заработная плата находится на хранении в течение 3 лет, после чего может быть списана в доходы организации (Дт 76 Кт 91).

Оплата в натуральной форме

Некоторые производственные предприятия могут осуществлять оплату труда с помощью товаров собственного производства. При этом учитывается рыночная стоимость продуктов, в которую входят НДС и налог на акцизные товары. Составляются следующие проводки: Дт 70, Кт 90, 91. Далее бухгалтер отражает себестоимость товаров, выданных в качестве заработной платы. Удержание сумм по налогам и обязательным платежам в бюджет происходит в том же порядке, как при денежном расчете.

Самой дорогостоящей частью расходов на выплату заработной платы в конце месяца являются зарплаты и преимущества сотрудников. Эти расходы включают в себя регулярные зарплаты, выплату пособий по болезни для сотрудников, компенсацию за отпускные дни и любые дополнительные льготы, распределяемые по заработной плате. Бухгалтерское программное обеспечение может рассчитывать почасовую заработную плату или платить заработную плату в зависимости от того, как вы настроили программу. Заработная плата обычно сохраняется и учитывается отдельно от кредиторской задолженности.

Характеристика удержаний из заработной платы

Администрация вправе вычесть из денежного вознаграждения работника суммы материального ущерба или брака, происшедших по его вине. Материально ответственное физическое лицо согласно договору выплачивает полную или частичную сумму причиненного организации ущерба.

В конце месяца вам необходимо рассчитать федеральный налог на зарплату ваших сотрудников и сохранить как свою долю, так и долю налогов сотрудников. Вы можете подать обе части федеральных налогов электронным способом через электронную федеральную систему налоговых платежей или вы можете отправить платеж во внутреннюю налоговую службу по почте. Федеральные налоги на заработную плату, как правило, являются второй по величине частью ваших расходов на заработную плату в конце месяца.

Многие штаты требуют от работодателя удерживать государственные налоги от зарплаты своих сотрудников в конце месяца. Несколько штатов, в том числе Вашингтон, Невада, Вайоминг, Южная Дакота, Аляска, Техас, Теннесси, Флорида и Нью-Хэмпшир, не требуют государственных налогов, поэтому работодателю не нужно удерживать или подавать какой-либо государственный налог для сотрудников, которые работают и которые проживают в этих штатах. Большинство учетных программ позволяют вводить уравнения и проценты в меню настройки, которые автоматически рассчитывают вашу стоимость подоходного налога штата в конце месяца.

Полная сумма расходов к возмещению в связи с ущербом вменяется работнику в том случае, если в договоре о материальной ответственности прописано обязательство полного погашения суммы материального ущерба сданного на хранение объекта. В частном случае ответственными лицами являются кассиры, зав. складом и кладовыми помещениями, а также все те, кто принимает деньги от покупателей и прочих лиц без участия кассы.

Вы должны отправить налоговый платеж или отправить его в электронном виде в свой налоговый департамент. В отчетах о подоходном налоге вы должны удерживать налог с каждого государственного служащего в конце месяца, но вам не нужно подавать государственный подоходный налог, финансируемый работодателем от имени ваших сотрудников.

Вы должны отказаться от государственного налога на безработицу и отправить его в свое государственное агентство по безработице в рамках своих расходов на конец месяца. Ваши сотрудники не должны платить налоги на безработицу, так как это исключительно финансовая ответственность компании. Бухгалтерское программное обеспечение может рассчитать налог на безработицу для вашего штата, как только вы укажете процент в меню конфигурации. Вы не обязаны ежемесячно выплачивать федеральный налог на безработицу.

Частичное погашение суммы материального ущерба подразумевает возмещение средств в заранее оговоренном пределе (например, не выше размера среднемесячного заработка). Сумма высчитывается на основании фактических потерь предприятия по данным бухгалтерского учета.

Пример отражения процесса удержания

Рассмотрим ситуацию в организации с наступлением материальной ответственности работка:

В этом примере будет показано, как публиковать свои зарплаты для налоговых записей. Чтобы завершить обработку заработной платы, нам не хватает последнего шага, и это признание заработной платы. Перед выполнением этой операции необходимо иметь хорошую настройку.

Вы бронируете неоплаченные зарплаты?

В пользовательской конфигурации вы также настроите кнопку «Конфигурация пользователя» на вкладке «Аккаунты». Данные будут оставаться неизменными в течение следующих месяцев. Сумма этих двух сумм — это установленная законом минимальная компенсация заработной платы за болезнь, освобожденную от подоходного налога. Если пособия по болезни выше, чем налог, это обязательство отмечается как кредитная нота. Пособия по болезни и возмещения взимаются в совокупности в соответствии с предварительно настроенными условиями выставления счетов. Неизмененные возмещения не приводят никаких доказательств в налоговых отчетах.

  • Активный флаг всегда автоматически создает учет заработной платы.
  • Теперь вы можете перейти к созданию заработной платы.
  • Вы можете добавить переменный символ в соответствии с фактом.
  • Вы выбираете адреса каждого офиса из Справочника.
  • Вы добавите предварительный заказ из списка Предзаказ.
  • Данные были добавлены только при первом размещении заработной платы.

Заработная плата работников за май этого года.

Установлено, что сотрудником выведен из строя прибор балансовой стоимостью 7000 р., сумма накопленной амортизации – 1600 р. Необходимо возместить 5400 р.


Суммы к удержанию из оплаты труда работника отражает счет 70 (дебет) и кредит счета 73.3. Если задолженность погашается через кассу, счет 70 не используют.

Согласно правилам, они должны были быть выплачены до 8 мая, но этого не произошло. Они не составляют стоимость дохода до даты платежа. Когда они должны быть включены в бухгалтерские книги? Однако в месяц, в который они будут выплачены, они будут отправлены на ваш счет за расходы на выручку.

В единицах, выполняющих учет затрат только в Группе 4, записи о неоплаченных платежных ведомостях могут быть следующими. Имеет счет 23-0 «Расчеты по заработной плате». Имеет учетную запись 22 «Публичные учетные записи». У него есть счет 13-0 «Текущий счет».

Имеет счет 40 «Затраты по типу». Его использование означает, что заработная плата и связанные с ней взносы по социальному обеспечению, фонды труда и другие конкретные фонды включаются в учетные записи месяца, в котором они связаны. Неважно, в каком месяце они были оплачены.

Бухгалтер запишет операцию следующими проводками:

  1. Дт 73.3 Кт 94 – 5400 р. – сумма материального ущерба отнесена на работника организации.
  2. Дт 70 Кт 73.3 – 5400 р. – сумма вычтена из вознаграждения за труд сотрудника.
  3. Дт 94 Кт 91 – 5400 р. – возмещена сумма убытка.

Если работник погасил задолженность через кассу, вместо второй проводки осуществляется запись: Дт 50 Кт 73.3.

Краткосрочные обязательства. В отношении других субъектов. Эти компоненты 31 марта не несут юридической ответственности. Это будет правильно, если компания приняла такое решение и использует его в непрерывном режиме. Заработная плата работников — это расходы на получение дохода в месяц, за который они подлежат, при условии, что они были уплачены или предоставлены им в сроки, установленные трудовым законодательством, контрактом или другими правоотношениями стороны.

Возмещение материального ущерба

Вознаграждение заработной платы определяется Трудовым кодексом. Согласно ст. 85. § 1 к.пл. Плата за работу будет выплачиваться не реже одного раза в месяц на фиксированный и фиксированный срок. Ежемесячный платеж выплачивается снизу сразу после установки его полной высоты не позднее, чем за первые десять дней следующего календарного месяца. Когда согласованный день оплаты — выходной день, он окупается в день, предшествующий ему. Работодатель обязан выплачивать заработную плату по месту, времени и времени, указанным в правилах трудоустройства или в трудовом законодательстве.

Погашение остатка неиспользованного аванса

Дальнейшие шаги работодателя зависят от действий работника. Одно дело, когда работник добровольно и своевременно гасит свою задолженность, и совсем другое — когда он пропустил срок возврата. Рассмотрим три варианта развития событий:

  • добровольный своевременный возврат;
  • удержание из заработной платы;
  • прощение долга.

Добровольный возврат остатка

Определенную бухгалтером сумму неиспользованного остатка подотчетного аванса работник возвращает в кассу предприятия. Обратите внимание: своевременный возврат зависит как от доброй воли работника, так и от расторопности бухгалтера при обработке авансового отчета. После внесения денег в кассу бухгалтер делает отметку в соответствующих графах лицевой стороны авансового отчета — вносит номер приходного ордера, указывает дату операции и сумму погашенной задолженности.

Примечание. Нормативный срок завершения взаиморасчетов с подотчетным лицом

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок), расчеты по подотчетным суммам должны быть завершены не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан подотчетный аванс.

Пример 1. 10 сентября 2010 г. Н.К. Прохладцев внес в кассу сумму неиспользованного остатка подотчетного аванса в соответствии с утвержденным авансовым отчетом в размере 500 руб. Необходимо произвести соответствующие записи на лицевой стороне авансового отчета и отразить эту операцию в бухгалтерском учете.

Решение. В бухгалтерском учете 10 сентября 2010 г. сделана проводка:

Дебет 50 Кредит 71, субсчет «Расчеты с Н.К. Прохладцевым»,

  • 500 руб. — внесена в кассу сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса.

Образец заполнения лицевой стороны авансового отчета смотрите на с. 107.

Унифицированная форма N АО-1

 --------¬
¦ Код ¦
+-------+
Общество с ограниченной Форма по ОКУД ¦0302001¦
ответственностью "Хрустальный водопад" +-------+
---------------------------------------------- по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L--------
УТВЕРЖДАЮ
пять тысяч пятьсот
------T----------¬ Отчет в сумме -------------------
¦Номер¦ Дата ¦ 5500 00
¦ ¦ ¦ ----------------- руб. ----- коп.
¦ ¦ ¦ генеральный директор
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+----------+ Руководитель --------------------
¦ 85 ¦08.09.2010¦ должность
¦ ¦ ¦ Ледяной Н.В. Ледяной
L-----+----------- ---------- ----------------------
подпись расшифровка подписи
9 сентября 10
"--" ------------- 20-- г.
------------¬
¦ Код ¦
+-----------+
отдел снабжения ¦ ¦
Структурное подразделение ---------------------------+-----------+
Прохладцев Н.К. ¦ ¦
Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер ¦ 98 ¦
фамилия, инициалы L------------
закупка
специальной
тары под
менеджер заказ N 3454
Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ------------
------------------------T----------¬ ----------------------------¬
¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦
¦ ¦руб. коп. ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+-+-------------T-------------+
¦ остаток ¦ 0 ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦
¦Предыдущий ----------+----------+ +-----T-------+------T------+
¦ аванс перерасход¦ - ¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет, ¦сумма,¦
¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦
¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦Получен аванс 1. из ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦кассы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦р/о 324 от 31.08.2010 ¦ 6000 ¦ ¦ 10/4¦4661,02¦ 71 ¦ 5500 ¦
+-------------T---------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ 19 ¦ 838,98¦ ¦ ¦
¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+---------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦Итого получено ¦ 6000 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦Израсходовано ¦ 5500 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+-+-----+-------+------+------+
¦ Остаток ¦ 500 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ----------------------+----------+-+-----+-------+------+------+
¦ Перерасход ¦ - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------------+----------- L-----+-------+------+-------
2 2
Приложение ----- документов на ----- листах
пять тысяч пятьсот
Отчет проверен. К утверждению в сумме ----------------------------
сумма прописью
00 5500 00
руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)
Тень Л.Б. Тень
Главный бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Капля Г.Д. Капля
Бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ----------¬ -----¬
---------------- в сумме ¦ 500 ¦ руб. ¦ 00 ¦ коп. по кассовому
Перерасход выдан L---------- L-----
631 10 сентября 10
ордеру N --- от "--" -------- 20-- г.
Валунова Л.Л. Валунова 10 сентября 10
Бухгалтер (кассир) -------- ---------------- "--" -------- 20-- г.
подпись расшифровка
подписи
------------------------------------------------------------------

Удержание из зарплаты неизрасходованного остатка подотчетного аванса

Работник пропустил срок возврата остатка неиспользованного подотчетного аванса. Можно ли его за это наказать? Что делать работодателю в случае, если работник собирается уволиться? Как вернуть деньги?

Нельзя наказывать работника за просрочку возврата подотчетных сумм

По мнению заместителя директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России Н.З. Ковязиной, к работнику, не вернувшему вовремя неизрасходованный аванс подотчетных сумм, нормы ст. 192 Трудового кодекса о дисциплинарной ответственности не применяются.

Наличие задолженности по подотчетным суммам не является основанием для отказа уволить работника по его желанию (ч. 3 ст. 77 ТК РФ), а также не может служить оправданием продления свыше двух недель срока предупреждения об увольнении. В этой ситуации работодатель должен удовлетворить просьбу работника, содержащуюся в заявлении, об увольнении в сроки, определенные в соответствии со ст. 80 Трудового кодекса. Если на момент увольнения претензии к работнику остаются, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, а затем он может обратиться в суд с иском о взыскании задолженности.

Но сначала рассмотрим порядок досудебного взыскания неизрасходованного подотчетного аванса из заработной платы работника.

По какой схеме проводить удержание

Трудовое законодательство предлагает как минимум два механизма принудительного погашения долга работника перед работодателем.

Вариант I. Применять нормы трудового законодательства, посвященные материальной ответственности работника. Действительно, факт невозврата остатка подотчетных сумм может быть квалифицирован как нанесение ущерба работодателю. Реализуя этот вариант, прежде чем принять решение о возмещении ущерба, необходимо провести проверку причин его возникновения и размера (ч. 1 ст. 247 ТК РФ), потребовать письменного объяснения от провинившегося работника (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Для этого работодатель вправе создать комиссию по расследованию происшествия и выявлению суммы ущерба (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). Удержать ущерб из зарплаты работника он может только при его согласии и в размере, не превышающем величину среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Статья 243 Трудового кодекса содержит закрытый перечень случаев полной материальной ответственности. Как видно, процедура сложна и затянута. В случае несогласия работника или превышения установленного порога работодателю придется обращаться в суд.

Вариант II. Данный вариант, по нашему мнению, является предпочтительным, поскольку предполагает обращение к прямой норме, регулирующей конкретную ситуацию удержания сумм задолженности работника, образовавшейся в связи с просрочкой возврата неизрасходованного аванса подотчетных сумм. Нужно поступить следующим образом. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованного подотчетного аванса, следует руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса об удержании долга из заработной платы. Такие рекомендации содержатся в Письмах Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 N 3044-6-0 и от 11.03.2009 N 1144-ТЗ.

Согласно норме ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса работодатель вправе произвести удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или с переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.

Месяц для принятия решения

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). То есть отсчет месячного срока следует производить начиная с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения работодателя.

Пример 2. Менеджеру по снабжению ООО «Лесные эльфы» Л.Л. Незабудкиной выдан подотчетный аванс в размере 70 000 руб. на приобретение партии материалов. Последний день периода, установленного для исполнения поручения, — 8 сентября 2010 г. О результатах выполнения поручения работница отчиталась 9 сентября 2010 г. Авансовый отчет обработан и утвержден 10 сентября 2010 г. в сумме 45 000 руб. В этот же день Л.Л. Незабудкина подала заявление с просьбой о предоставлении неоплачиваемого отпуска в связи с бракосочетанием на 8 календарных дней (с 13 по 20 сентября 2010 г.). Неиспользованный остаток подотчетного аванса в сумме 25 000 руб. (70 000 руб. — 45 000 руб.) она не вернула. Необходимо определить последний срок для принятия решения об удержании неиспользованного остатка подотчетных сумм из зарплаты сотрудницы.

Решение. Определим дату начала отсчета месячного срока для принятия решения об удержании.

Крайний срок, установленный для исполнения поручения, — 8 сентября 2010 г.

Период, отведенный для отчета о выполненном поручении, сдачи авансового отчета, выявления задолженности и завершения взаиморасчетов, составляет три рабочих дня — с 9 по 13 сентября 2010 г.

Месяц для принятия решения об удержании неиспользованного остатка подотчетного аванса начинается 14 сентября 2010 г., а заканчивается 13 октября 2010 г. включительно.

Ограничение величины удерживаемой суммы

Трудовым кодексом установлен один месяц именно для принятия решения об удержании. Срок для осуществления операций по удержанию неограничен. Этот процесс может быть растянут во времени. Объясним почему.

Согласно ч. 1 ст. 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. А сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса может значительно превышать эту величину. В таких случаях задолженность удерживают частями, соблюдая установленное ограничение.

Из каких выплат проводить удержание?

В ст. 138 Трудового кодекса речь идет об удержаниях именно из заработной платы. В ч. 4 ст. 138 Трудового кодекса говорится о недопустимости удержаний из сумм, на которые не может быть наложено взыскание. Они перечислены в ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее — Закон N 229-ФЗ). В частности, нельзя производить удержания из следующих выплат, начисление и выдача которых может осуществляться вместе с заработной платой:

  • из денежных сумм, выплачиваемых организацией в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака (пп. «в» п. 8 ст. 101 Закона N 229-ФЗ);
  • страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию, за исключением пенсии по старости, пенсии по инвалидности и пособия по временной нетрудоспособности (п. 9 ст. 101 Закона N 229-ФЗ);
  • пособий гражданам, имеющим детей, за счет средств федерального бюджета, государственных внебюджетных фондов, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов (пп. 12 п. 1 ст. 101 Закона N 229-ФЗ);
  • сумм полной или частичной компенсации стоимости путевок, за исключением туристических (пп. 15 п. 1 ст. 101 Закона N 229-ФЗ).

Согласие подотчетника

В соответствии с ч. 3 ст. 137 Трудового кодекса обязательным условием удержания является согласие работника. Необходимо, чтобы работник не оспаривал его основания и размера.

Документальное оформление удержания

Решение об удержании следует оформить приказом (распоряжением) руководителя. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Его вы можете разработать самостоятельно с учетом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом в тексте приказа можно предусмотреть графу (поле) для выражения работником согласия с величиной и основанием удержания. Рассмотрим на примере, как оформить приказ об удержании.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2, дополнив их. Оклад Л.Л. Незабудкиной составляет 18 000 руб. В сентябре сотрудница отработала 16 рабочих дней. В связи с бракосочетанием работодатель выделил Л.Л. Незабудкиной материальную помощь в сумме 4000 руб. Необходимо оформить приказ об удержании неиспользованного остатка подотчетного аванса, а также рассчитать сумму удержания из выплат за сентябрь 2010 г. Детей у работницы нет, сумма дохода, начисленного с начала года, превышает 40 000 руб.

Решение. Руководитель издал приказ об удержании неиспользованного остатка подотчетного аванса. Образец приказа смотрите на с. 113.

Положение о выдаче под отчет денежных средств

Рассмотрим, какие основные моменты отражаются в положении о выдаче под отчет денежных средств (далее — положение).

В общей части положения нужно указать документы, в соответствии с которыми оно разработано. Среди них должны быть те, что перечислены выше, и в зависимости от типа учреждения добавлена соответствующая Инструкция по бухгалтерскому (бюджетному) учету (N 162н <2>, N 174н <3> или N 183н <4>), а также Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н, которым утверждены формы первичных учетных документов.

Далее следует предусмотреть непосредственно порядок выдачи денежных средств под отчет.

В первую очередь указывается, на какие цели выдаются деньги. В их числе могут быть расходы на приобретение товаров, работ, услуг и командировочные расходы.

Средства на расходы, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, лучше выдавать только определенному кругу лиц. Список этих лиц можно также оформить в качестве приложения к учетной политике учреждения.

Так как в командировку может быть направлен практически любой сотрудник учреждения, то в положении необходимо отметить, что авансы на командировочные расходы могут быть выданы любому работающему в учреждении лицу.

В соответствии с п. 213 Инструкции N 157н и п. 6.3 Указания N 3210-У для получения денежных средств требуется письменное заявление работника, в котором указываются сумма аванса, его назначение, расчет (обоснование) его размера и срок, на который он выдается. Все эти моменты необходимо предусмотреть в положении. Также можно разработать и утвердить форму заявления, по которому выдаются деньги.

Для того чтобы руководитель учреждения был извещен о наличии задолженности за работником по ранее выданным ему авансам, в заявлении можно предусмотреть соответствующую отметку, которую бухгалтерская служба должна сделать перед тем, как заявление попадет на подпись руководителю.

Такую процедуру тоже следует прописать в положении.

Срок рассмотрения заявления руководителем и необходимость проставления на нем разрешительных надписей указываются отдельными пунктами. Обратите внимание, что Указанием N 3210-У не установлена необходимость собственноручной подписи руководителя о сроке и сумме выдаваемых денежных средств.

Согласно п. 214 Инструкции N 157н увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета, то есть выдавать новый аванс можно, если работник отчитался за те, по которым пришел срок отчета.

А в п. 6.3 Указания N 3210-У сказано, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Какое из этих утверждений выбрать, должно решить учреждение и закрепить свое решение в положении.

Способы выдачи денежных средств под отчет, перечисленные выше, следует указать в положении.

Ограничение о сумме расчетов наличными денежными средствами в пределах 100 тыс. руб. установлено п. 6 Указаний N 3073-У. Исходя из этого, в положении должна быть указана предельная сумма для получения под отчет, не превышающая названную величину.

Авансы на командировочные расходы выдаются в соответствии с положением о служебных командировках, которое тоже должно быть разработано в рамках учетной политики. Размер таких расходов утверждается данным положением.

Нелишним будет установить в положении запрет на передачу полученных под отчет денежных средств одним лицом другому.

Целесообразно также прописать возможность осуществления перерасхода денежных средств, то есть оплату расходов за счет собственных средств работника.

Следующий раздел положения стоит посвятить представлению отчетности подотчетными лицами.

В нем указываются требование о представлении в бухгалтерию учреждения авансового отчета с приложенными подтверждающими документами, сроки представления отчета (не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства для приобретения товаров, работ, услуг; не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки).

Далее должны следовать рекомендации по приему авансового отчета бухгалтерией. Она обязана проверить правильность оформления полученного отчета, наличие подтверждающих документов, обоснованность расходов.

Проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается руководителем учреждения. После этого отчет принимается бухгалтерией к учету.

Положением должен быть предусмотрен срок, в течение которого авансовый отчет проверяется бухгалтерией, выдается (перечисляется) перерасход по принятому авансовому отчету и возвращается неиспользованный остаток аванса.

Порядок взыскания задолженности по авансу, своевременно не возвращенному в кассу, устанавливается с соблюдением требований ст. ст. 137 и 138 ТК РФ. При увольнении он может быть удержан из причитающихся работнику выплат.

Начисление и списание задолженности

Учет дебиторской задолженности подотчетных лиц ведется на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции N 157н).

Денежные средства могут выдаваться под отчет работникам на следующие цели:

  • на оплату транспортных услуг;
  • на оплату услуг связи;
  • на оплату коммунальных услуг;
  • на оплату расходов на аренду имущества;
  • на приобретение материальных запасов для хозяйственных нужд;
  • на приобретение основных средств, нематериальных активов и др.

Как мы уже сказали, денежные средства под отчет выдаются тремя способами, которые отражаются в учете следующим образом:

Казенное учреждение (Инструкция N 162н)

Бюджетное учреждение (Инструкция N 174н)

Автономное учреждение (Инструкция N 183н)

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Выдача денежных средств наличными через кассу учреждения

1 208 00 560

1 201 34 610

0 208 00 560

0 201 34 610

0 208 00 000

0 201 34 000

Перечисление денежных средств на дебетовую карту учреждения

1 210 03 560

1 304 05 000

0 210 03 560

0 201 11 610

0 210 03 000

0 201 11 000

Получение денежных средств с карты или расчет с помощью карты

1 208 00 560

1 210 03 660

0 208 00 560

0 210 03 660

0 208 00 000

0 210 03 000

Перечисление денежных средств на банковскую карту работника

1 208 00 560

1 304 05 000

0 208 00 560

0 201 11 610

0 208 00 560

0 201 11 000

Отметим, что в соответствии с Письмом Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013, а также Письмом Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057 для осуществления расходов, связанных с деятельностью учреждения, возможно перечисление средств на банковские счета работников, открытые в рамках зарплатных проектов, в части оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

При получении денежных средств за подотчетным лицом возникает задолженность, которая числится за ним до представления авансового отчета и (или) возврата неиспользованной суммы. Если сроки представления авансового отчета и возврата денежных средств, установленные положением о расчетах с подотчетными лицами, не соблюдены, то возникают основания для взыскания такой дебиторской задолженности.

Согласно ст. 137 ТК РФ не возвращенные вовремя денежные средства, за которые подотчетное лицо не отчиталось, могут быть удержаны из его заработной платы.

Решение об удержании из заработной платы работника следует принимать не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В бухгалтерском учете учреждений операции по начислению и удержанию задолженности будут отражаться следующим образом:

Казенное учреждение (Инструкция N 162н)

Бюджетное учреждение (Инструкция N 174н)

Автономное учреждение (Инструкция N 183н)

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Удержание задолженности подотчетного лица из заработной платы

1 302 11 830

1 304 03 730

0 302 11 830

0 304 03 730

0 302 11 000

0 304 03 000

Уменьшение задолженности подотчетного лица за счет удержаний из заработной платы

1 304 03 830

1 208 00 660

0 304 03 830

0 208 00 660

0 304 03 000

0 208 00 000

Пример 1. Работник бюджетного учреждения культуры получил под отчет на дебетовую карту учреждения 3000 руб. для приобретения канцтоваров за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Денежные средства были полностью сняты с карты. На основании авансового отчета канцтоваров было приобретено на 2500 руб. Оставшиеся 500 руб. работник не вернул ни в кассу, ни на карту. Данные денежные средства по его заявлению были удержаны из заработной платы.

Данные операции будут отражены в учете бюджетного учреждения в соответствии с Инструкцией N 174н следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислены денежные средства на дебетовую карту учреждения

2 210 03 560

2 201 11 610

3000

Получены денежные средства с карты под отчет

2 208 34 560

2 210 03 660

3000

Приняты к учету канцтовары на основании авансового отчета

2 105 36 340

2 208 34 660

2500

Удержана задолженность подотчетного лица из его заработной платы

2 302 11 830

2 304 03 730

500

Списана задолженность подотчетного лица после удержания ее из заработной платы

2 304 03 830

2 208 34 660

500

В случае несогласия подотчетного лица удержание можно производить только по решению суда. Если суд признает взыскание задолженности необоснованным, то учреждение должно ее списать как нереальную к взысканию.

Другими условиями в соответствии с ГК РФ, по которым дебиторская задолженность не может быть взыскана, являются:

  • истечение срока исковой давности (ст. ст. 196, 197 ГК РФ);
  • смерть гражданина-должника (ст. 418 ГК РФ);
  • невозможность исполнения обязательства (когда это вызвано обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает) (ст. 416 ГК РФ);
  • принятие акта государственного органа о признании задолженности нереальной к взысканию (ст. 417 ГК РФ).

Нереальная к взысканию дебиторская задолженность с момента признания ее таковой в порядке, установленном законодательством РФ, актом главного администратора доходов бюджета, списывается с балансового учета учреждения и принимается на забалансовый учет на счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» (п. 339 Инструкции N 157н (в ред. Приказа Минфина России от 06.08.2015 N 124н)).

Списание с балансового учета нереальной к взысканию дебиторской задолженности осуществляется на основании результатов инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя учреждения.

Учет указанной задолженности осуществляется в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим закону способом.

При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета с одновременным отражением на соответствующих балансовых счетах учета расчетов по поступлениям.

Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно действующему законодательству РФ.

Аналитический учет по забалансовому счету 04 ведется в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов, по дебиторам (должникам) с указанием его полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения задолженности (дебитора) в целях возможного ее взыскания (п. 340 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. п. 220 и 221 Инструкции N 157н суммы задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенные (не удержанные из заработной платы), следует отражать на счете 209 30 «Расчеты по компенсации затрат».

Изначально задолженность возникает на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». Действующими Инструкциями N N 162н, 174н и 183н переносов ее на счет 209 30 «Расчеты по компенсации затрат» не предусмотрено. В Письме Минфина России от 19.12.2014 N 02-07-07/66918 были даны Методические рекомендации по переходу на новые положения Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденные Приказом Минфина России от 29.08.2014 N 89н. Согласно п. 4.2 данных Рекомендаций такой перенос был возможен при переходе на новые положения Инструкции N 157н и предлагалось использовать следующую корреспонденцию счетов:

Дебет счета 0 209 30 560 (000) «Расчеты по компенсации затрат»

Кредит счета 0 208 00 660 (000) «Расчеты с подотчетными лицами».

Других разъяснений по данному вопросу в настоящее время не представлено.

В соответствии с п. 86 Инструкции N 162н (в ред. Приказа Минфина России от 17.08.2015 N 127н) суммы ущерба по задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы), в том числе в случае оспаривания удержаний, отражаются по дебету счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат» и кредиту счета 0 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг». Аналогичные корреспонденции счетов по начислению суммы ущерба по задолженности подотчетных лиц предусмотрены в проектах изменений в Инструкции N N 174н и 183н.

Для того чтобы воспользоваться такой корреспонденцией счетов, дебиторская задолженность сначала так или иначе должна быть списана со счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». В действующих Инструкциях N N 162н, 174н и 183н для списания рассматриваемой задолженности есть только одна корреспонденция счетов:

Дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

Кредит счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Она предусмотрена для списания с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной к взысканию и подлежащей отражению на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов». По нашему мнению, такая корреспонденция счетов для последующего отнесения ее на счет 209 30 «Расчеты по компенсации затрат» не вполне подходит.

Рассмотрим, как приведенными разъяснениями можно воспользоваться на практике.

Пример 2. В автономном учреждении культуры сотруднику были выданы из кассы наличные под отчет в сумме 1750 руб. на приобретение ГСМ (за счет средств субсидии на выполнение государственного задания). В соответствии с авансовым отчетом он приобрел 40 л Аи-92 по цене 34,6 руб. за литр на сумму 1384 руб. Оставшаяся сумма — 366 руб. (1750 — 1384) — в кассу учреждения не возвращена. Работник уволился и переехал жить в другую местность. При увольнении числящаяся за ним дебиторская задолженность не была удержана. Учреждением подан иск в суд. Суд требование о взыскании задолженности удовлетворил. Исполнительное производство по данному делу приостановлено в связи с невозможностью установления места нахождения должника.

По результатам инвентаризации данная задолженность признана нереальной к взысканию.

Предлагаем данные факты хозяйственной жизни отразить в учете автономного учреждения следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы денежные средства под отчет из кассы

4 208 34 000

4 201 34 000

1750

Приняты к учету ГСМ на основании авансового отчета

4 105 33 000

4 208 34 000

1384

Перенесена сумма задолженности подотчетного лица на расчеты по ущербу

4 209 30 000

4 208 34 000

366

Списана задолженность подотчетного лица, признанная нереальной к взысканию

4 401 10 173

4 209 30 000

366

Принятие к забалансовому учету суммы списанной задолженности подотчетного лица

04

366

НДФЛ и страховые взносы с невозвращенных подотчетных сумм

Довольно часто, особенно у контролирующих органов, возникает вопрос о необходимости обложения НДФЛ и начисления страховых взносов с невозвращенных подотчетных сумм.

НДФЛ. Минфин в Письме от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5 разъяснял, что денежные средства, выданные работнику под отчет, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды и, соответственно, дохода до представления и утверждения авансового отчета и имеющихся оправдательных документов. Таким образом, определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ осуществляется организацией — налоговым агентом после утверждения авансового отчета работника, а исчисление и удержание сумм налога производятся в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме.

Вместе с тем тот факт, что работник не подтвердил оправдательными документами выданные под отчет деньги, еще не говорит о том, что у него возник доход, облагаемый НДФЛ. Работодатель при соблюдении установленных ТК РФ условий вправе удержать у него долг из заработной платы (ст. 137 ТК РФ) или в течение срока исковой давности обратиться с иском в суд (ст. 248 ТК РФ). Кроме того, необходимо учитывать цель, с которой выдавались эти деньги. Такой вывод изложен в Постановлении ФАС ПО от 13.03.2014 по делу N А65-15313/2013. Суд указал, что денежные средства, выданные физическим лицам под отчет, не могут подпадать под понятие «доход». Инспекцией не учтен тот факт, что данные подотчетные денежные средства не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ, поскольку, если подотчетные суммы не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. И только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаться НДФЛ. Организация обязана исчислить с данных сумм НДФЛ, а при невозможности его удержать — письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы. За разъяснениями обратимся к Приложению к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250. В нем сказано, что в соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ <5> объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

Денежные средства, выданные работнику под отчет, выплатой или вознаграждением в пользу работника не считаются. За них работник должен отчитаться или вернуть данные средства. На них начисляются страховые взносы только в том случае, если учреждение не предпримет попыток удержать имеющуюся задолженность (простит ее).

В этом случае выданные под отчет суммы рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Если работник представит авансовый отчет после того, как организация начислила страховые взносы на сумму выплат, следует произвести перерасчет начисленных и уплаченных страховых взносов.

Заключение

Дебиторскую задолженность подотчетных лиц необходимо контролировать. Отслеживание своевременного представления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных денежных средств позволит минимизировать трудовые затраты по учету расчетов с подотчетными лицами и избежать возможных судебных и иных разбирательств.

Источники

  • https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a59/993521.html
  • https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a59/1014827.html
  • https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskiy-plan-schetov/schet-71-v-buhgalterskom-uchete-harakteristika-i-provodki-s-primerami.html
  • https://lawyerscafe.ru/the-chart-of-accounts/the-main-wage-entries-repayment-of-debts-on-accountable-amounts.html
  • https://WiseEconomist.ru/poleznoe/59870-dengi-otchet-pogashenie-zadolzhennosti
  • https://WiseEconomist.ru/poleznoe/100607-zadolzhennost-podotchetnyx-nachislenie-pogashenie-spisanie

[свернуть]