Торговля

Понятие дебиторской задолженности

Дебитором называется контрагент, который на определенный момент времени является должником, то есть, на рассматриваемый период он имеет определенные обязательства по уплате средств другому лицу.

Задолженность в данном случае выражает сумму, которую дебитор должен кредитору. В качестве дебитора может выступать:

  1. Индивид, взявший деньги в долг.
  2. Сотрудник или владелец доли уставного капитала.
  3. Покупатели, не оплатившие поставку.

Движение дебиторской задолженности отражается на счетах бухгалтерского учета. Изменение данных на счетах является динамичным, так как зависит от работы компании со своими клиентами и контрагентами. Считается, что именно дебиторская задолженность формирует основной доход предприятия. Так же она является источником создания собственного капитала.

Дебиторскую задолженность принято разделять на стандартную и просроченную. Стандартная включает в себя займ или кредит на определенный период. На момент истечения срока займа задолженность становится просроченной. Дебитор в этом случае подвергается штрафу, а также уплате пенни.

Основная задача предприятия снизить вероятность возникновения просрочек по дебиторским задолжностям. Для этого необходимо проводить финансовые и управленческие мероприятия. Они включают в себя своевременный анализ финансовой отчетности, поиск путей эффективного взаимодействия с дебиторами. Это может быть автоматизация процесса, реструктуризация, выбор наиболее надежных контрагентов или клиентов, ориентирование на рекомендации. Так же предприятие может уступать право требования долгов в пользу третьих лиц.

Таким образом, дебиторская задолженность представляет собой долг, правом на который обладает предприятие. Опасность представляет просроченная задолженность, поэтому она требует пристального внимания и изучения. Для того, чтобы снизить вероятность ее возникновения предприятию необходимо выстраивать отношения с контрагентами, осуществлять постоянное взаимодействие.

Виды и сущность дебиторской задолженности предприятия

Дебиторская задолженность формируется совокупностью имущественных требований предприятия к другим юридическим и физическим лицам (дебиторам), которые выступают его должниками.

Образование дебиторской задолженности является следствием осуществления хозяйственной деятельности и считается естественным элементом в работе предприятия. Однако, неконтролируемое увеличение дебиторской задолженности может привести предприятие к финансовой несостоятельности. Следовательно, основной задачей является своевременная инкассация дебиторской задолженности.

Виды дебиторской задолженности

В структуре дебиторской задолженности наибольшая доля приходится на расчеты с покупателями и заказчиками по поставленной продукции, работам и услугам. При этом предельный размер определяется текущей кредитной политикой предприятия

  1. Долгосрочная дебиторская задолженность – сумма обязательств, которые возникают вне операционного цикла и срок погашения превышает 12 месяцев.
  2. Текущая дебиторская задолженность – сумма обязательств, возникающих в рамках операционной хозяйственной деятельности, а срок погашения составляет менее 12 месяцев.

Возникновение такой задолженности означает отвлечение средств из хозяйственного оборота предприятия, при этом возможно два состояния:

Возникновение дебиторской задолженности

Допустимый рост дебиторской задолженности

Неоправданный рост дебиторской задолженности

Увеличение потенциального дохода

Повышение ликвидности

Интенсификация хозяйственной деятельности

Незапланированный рост потребности в дополнительных ресурсах

Снижение финансовой устойчивости

Рост потенциальных убытков

По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность приказом руководителя списывается на уменьшение прибыли.

Управление дебиторской задолженностью – это основа кредитной политики предприятия, которая относится к сфере управления активами компании.

Цель управления дебиторской задолженностью – расширение продаж, при условии оптимизации размера задолженности и ее своевременной инкассации.

Кредиторская задолженность предприятия и ее виды

Кредиторская задолженность – это задолженность предприятия перед другими лицами, которая должна быть погашена в определенные сроки.

Использование привлеченных заемных средств позволяет повысить объем хозяйственных операций, увеличить оборот, повысить рентабельность собственного капитала, а также расширить инвестиционные возможности предприятия.

В балансе кредиторская задолженность отражается в разделе «V. Краткосрочные обязательства» по строке 1520. По своей сущности, кредиторская задолженность является спонтанным источником финансирования, так как зависит от совершаемых сделок в ходе осуществления хозяйственной деятельности и не относится к запланированным источникам формирования капитала.

Виды кредиторской задолженности

Внешняя кредиторская задолженность – все виды заемных средств, формируемых за счет внешних источников. Внутренняя кредиторская задолженность – все остальные виды задолженности предприятия.

Обязательства данного вида возникают у предприятия вследствие особенностей расчетов, поэтому являются закономерным элементом хозяйственной деятельности. Однако, возникновение в результате нарушения финансовой дисциплины является недопустимым, например, из-за нарушения предприятием сроков оплаты товара и расчетных документов. Соответственно, кредиторская задолженность может быть непросроченной и просроченной.

Размер кредиторской задолженности определяется несколькими факторами:

  • договора оплаты с поставщиками и подрядчиками;
  • уровень насыщенности рынка;
  • кредитная политика предприятия;
  • качество анализа кредиторской задолженности;
  • система расчетов принятая на предприятии.

Кредиторская задолженность может быть закрыта исполнением обязательств и списана как невостребованная.

Цель управления кредиторской задолженностью – соблюдение сроков начисления и выплат по обязательствам предприятия, недопущение просрочек по платежам, а также укрепление финансовой дисциплины.

Механизм возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей

Дебиторская задолженность образуется за счет как доходных, так и расходных операций. Когда БУ оказывает услуги и предоставляет своим потребителям отсрочку платежа, то у него возникает дебиторская задолженность по доходам. Когда БУ выступает покупателем товаров (работ, услуг) и производит предоплату, то у него возникает дебиторская задолженность по расходам. Сальдо дебиторской задолженности в балансе показывает, сколько средств должны учреждению третьи лица. При погашении (взыскании) дебиторской задолженности пополняются денежные средства БУ или ему поступает иное имущество.

Зеркальные операции приводят к формированию кредиторской задолженности. Если БУ получает от потребителей предоплату услуг, у него возникает кредиторская задолженность по доходам, погашение которой производится путем оказания услуг. Если учреждение выступает покупателем товаров (работ, услуг) и получает от поставщика отсрочку платежа, у БУ образуется кредиторская задолженность по расходам, ее погашение производится деньгами. Таким образом, кредиторская задолженность представляет собой денежную оценку возникших, но не исполненных обязательств.

Роль дебиторской и кредиторской задолженностей

У коммерческих организаций доля «дебиторки» в активах и доля «кредиторки» в пассивах обычно велики. Связано это с тем, что частный бизнес развивается в основном за счет внешних источников, формируя многочисленные связи с контрагентами. Подобный выбор развития (со ставкой на внешние связи, а не на капитал) выгоден, так как позволяет экономить средства, финансируя вместо одного два и больше проектов. Но, как известно, обратной стороной выгоды являются риски. В данном случае они выражаются в зависимости от финансового «самочувствия» третьих лиц. Чем больше дебиторская и кредиторская задолженности в балансе, тем вероятнее возникновение денежных проблем при кризисах, спаде в экономике и других внешних неблагоприятных факторах.

Деятельность БУ отличается небольшим количеством расчетов со сторонними лицами. Учреждения развиваются за счет средств собственника их имущества, что резко снижает зависимость от внешней среды. Одновременно БУ, конечно, лишаются потенциала, который им могли бы придать свободные средства других организаций.

Особенности формирования дебиторской и кредиторской задолженностей БУ

Размер и состав обеих видов задолженности у БУ ограничен нормативно. Выданные авансы в основном попадают в зону действия законодательства о госзакупках, главная цель которого заключается в обеспечении равной конкуренции и противодействии коррупции. БУ при заключении контрактов (договоров) о поставке товаров (выполнении работ, оказании услуг), предусматривающих авансовые платежи, обязаны соблюдать требования, определенные нормативными правовыми актами. В частности, федеральные бюджетные учреждения обязаны учитывать ограничения, предусмотренные п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 09.12.2017 № 1496. Причем такие ограничения распространяются и на договоры, оплачиваемые за счет собственных доходов БУ.

Дебиторская задолженность клиентов БУ также имеет особенность, вызванную в данном случае отраслевой спецификой. Коммерческие организации идут на предоставление отсрочек из-за высокой конкуренции на рынке товаров массового производства, и потому такая практика наиболее характерна для торговли и производства. В сфере услуг отсрочка клиентам менее распространена. Поэтому использование отсрочек в отношении с потребителями услуг БУ, скорее всего, ограничится задачами тактического характера, такими как поощрение крупного корпоративного клиента, сегментирование покупателей, управление сезонностью, ликвидация излишков материальных ценностей.

В части «кредиторки» гражданским законодательством (гл. 42 «Заем и кредит» ГК РФ) предусмотрены следующие способы привлечения средств: заем, банковский кредит, коммерческий кредит, товарный кредит. Получение банковских кредитов хоть и не запрещено, но считается не соответствующим целям создания такой организационно-правовой формы, как бюджетное учреждение (Письмо Минфина РФ от 30.01.2017 № 02-05-12/4613). Однако государство не ограничивается препятствованием в привлечении кредитов учреждениями, но тщательно следит за размером, динамикой кредиторской задолженности, стараясь свести ее к минимуму. Это стремление учредителей вполне объяснимо: привлечение средств в крупном размере провоцирует возникновение финансовых проблем БУ, решение которых, возможно, потребует выделения субсидии на погашение долгов.

Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей

При планировании дебиторской задолженности нужно ответить на вопрос о желаемой цели (максимальный денежный поток, максимальная прибыль, максимальная выручка, минимальные убытки, минимальные риски) и способах ее достижения. При планировании кредиторской задолженности определяются источники финансирования и способы их привлечения, а также предпочтительные параметры финансирования (минимальная ставка по привлеченным средствам, максимальный срок заимствования).

Цели планирования закрепляются в локальных актах. Даже у коммерческих организаций положения о дебиторской, кредиторской задолженности чаще всего сводятся к регламенту взыскания дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности. По мнению автора, это связано с относительной неразвитостью рынка и частыми кризисными явлениями, в результате чего компании прописывают в локальных актах в основном меры по борьбе с «просрочкой». Что же касается государственных учреждений, их стремление к искоренению неблагополучной дебиторской и кредиторской задолженностей выражено еще сильнее, так как соответствует государственной политике.

Примерная структура Положения о дебиторской и кредиторской задолженности такова:

1. Цели и задачи политики по управлению дебиторской, кредиторской задолженностью.

2. Термины.

3. Лимиты дебиторской и кредиторской задолженностей.

4. Порядок оценки кредитоспособности контрагента.

5. Меры по своевременному погашению дебиторской (кредиторской) задолженности.

6. Контроль исполнения Положения.

Проанализируйте контрагентов

Снизить риски в работе с новыми партнёрами, с которыми ещё не наработана история отношений, помогут сервисы проверки контрагентов — там можно получить информацию про их платёжную дисциплину и финансовую устойчивость.

Компании, с которыми у вас уже есть история отношений, нужно классифицировать по их значимости для компании, финансовой дисциплине и характеру деятельности.

Для начала отсортируйте список клиентов по сумме выручки или прибыли — от крупных к мелким суммам — и разделите на три группы:

Участники группы А могут получать больше лояльности при расчётах — больший лимит отсрочки и её срок по сравнению с группами B и C.

Затем классифицируйте всех клиентов по характеру закупок:

Клиент приобретает большие партии, чтобы перепродать мелким оптом и в розницу. Возможность получить лояльные условия по отсрочке платежа и сумме лимита для него — важный критерий выбора поставщика. Они обычно входят в группу А. Обсуждайте с каждым оптовиком условия расчётов, чтобы не потерять такого клиента.

Клиент покупает небольшие партии товара для перепродажи. При поставках в небольшие магазины сумму дебиторской задолженности можно ограничить размером поставки, а срок — периодом поставок. Приезжая раз в неделю с товаром в магазин, экспедитор может получать деньги за прошлую партию. При нарушении сроков клиента можно добавить в стоп-лист и не привозить новый товар до получения денег за предыдущий.

Клиент приобретает продукцию, чтобы добавить её в свой ассортимент, например внести в меню кафе, ресторана, гостиницы. В такой ситуации можно предложить цену лучше, чем у конкурентов, при условии быстрой оплаты.

Клиент закупает товары для обеспечения нужд своего бизнеса. Как правило, размеры закупок небольшие и нет потенциала роста — с такими заказчиками можно работать без отсрочек — по предоплате.

Третий обязательный критерий классификации — финансовая дисциплина: если контрагент запаздывает с платежами в установленные сроки, то даже при его ценности для бизнеса стоит пересмотреть условия сотрудничества в свою пользу.

Помимо базовых параметров, перечисленных выше, у каждого предприятия могут быть свои критерии оценки рисков и значимости контрагентов с учётом специфики отрасли, операций, конкурентного поля и т. п. Формируя внутреннюю систему ранжирования клиентов, важно учитывать экспертизу и специалистов по продажам, и финансистов предприятия.

Полученные параметры стоит отразить в CRM, чтобы каждый сотрудник компании, который взаимодействует с клиентами или принимает решения, видел, насколько важен конкретный клиент и стоит ли стараться его удержать любыми способами, дать ему отсрочку или отказать.

Установите лимиты

Допустимый уровень дебиторской задолженности зависит от политики и планов развития бизнеса. Если предприятие активно наращивает долю рынка, оно может допускать более высокие риски, в том числе в политике расчётов с контрагентами. Если же в приоритете сохранение стабильности, лимиты настраиваются более жёстко с целью минимизации рисков.

Лимиты можно устанавливать централизованно для всех филиалов компании и локально для отдельных подразделений. А затем настраивать ограничения для разных групп клиентов в рамках общего лимита.

Правила расчёта лимита для клиента должны быть простыми, прозрачными и доступными для всех сотрудников отдела продаж.

Создайте систему мониторинга

Поручите одному специалисту в отделе продаж (или нескольким, если клиентов очень много) следить за расчётами. Настройте оповещения в CRM: о готовности всех необходимых для оплаты документов, о приближении срока платежа, чтобы менеджер мог напомнить клиенту об оплате, о просрочке, если она произошла.

У службы работы с клиентами должен быть регламент с указанием, как и когда действовать при задержке клиентами платежей. Например, за 5 дней до даты платежа сотрудник звонит клиенту, на 3-й день просрочки отправляет письмо с уточнением о платеже, на 15-й день запрашивает у юристов претензионное письмо, а через 90 дней передаёт клиента отделу по работе с просроченной задолженностью или в службу безопасности. Работу с просроченной задолженностью можно отдать на аутсорсинг.

В зависимости от группы, к которой принадлежит дебитор, одним в случае просрочки можно предоставить дополнительную отсрочку или предложить погасить обязательства раньше со скидкой. На других сразу же наложить санкции и штраф. Впрочем, жёсткие меры часто неэффективны из-за дополнительных затрат на взыскание задолженности. Поэтому основная задача управления дебиторской задолженностью — не доводить ситуацию до принудительного взыскания платежа.

Пользуйтесь защищёнными способами расчёта

Снизить финансовые риски контрагентов можно также с помощью инструментов для безопасных расчётов. Они позволяют крупным компаниям не терять ликвидность за счёт долгих и объёмных отсрочек и не тратиться на взыскание задолженности с дебиторов.

Банковская гарантия

Подходит для одноразовой сделки: использовать её удобно для первой сделки с новым клиентом, чтобы убедиться в его стабильном финансовом положении. Банк выдаёт гарантию на сумму сделки. Если покупатель вовремя не заплатит, это сделает банк. Комиссию за оформление банковской гарантии можно переложить на клиента, если у него низкий рейтинг надёжности.

Факторинг

Это по сути продажа дебиторской задолженности другой компании или банку, она позволяет предложить клиентам более выгодные условия отсрочки платежа и при этом избежать кассовых разрывов у продавца, так как деньги компании поступят сразу после поставки.

Аккредитив

Защищает и продавца, и покупателя: деньги на сделку холдируются банком в момент подписания договора и перечисляются продавцу после отгрузки товара (продавец должен предоставить банку документальное подтверждение об этом). При этом покупателю банк может предоставить дополнительную отсрочку оплаты вдобавок к отсрочке продавца или профинансировать сделку кредитными средствами.

Используя эти простые инструменты, бизнес сможет перенести сложные времена с минимумом потерь.

Управление дебиторской задолженностью: контрольное направление

Управление дебиторской задолженностью в нашей компании состоит из трех направлений:

1. Контрольное — установление лимитов риска на контрагентов.

2. Мотивационное — формирование дохода коммерсантов с учетом формирования резервов на дебиторскую задолженность.

3. Регулирующее — установление правил при работе с дебиторской задолженностью.

Основная задача контрольного направления заключается в выработке универсальных правил оценки риска невозврата дебиторской задолженности. Ее можно разбить на подзадачи:

  • разработка правил по оценке финансового состояния дебиторов;

  • разработка требований к обеспечению дебиторской задолженности;

  • разработка правил в части предоставления авансов поставщикам;

  • перевод клиентов на факторинг;

  • возможность страхования дебиторской задолженности.

Правила компании устанавливают, что никакие активы (будь то товары или денежные средства) не могут быть переданы контрагенту, никакие сделки (потенциально несущие кредитные риски, например форвардные) не могут быть заключены без установления лимита риска на контрагента. И кредитная политика в отношении дебиторской задолженности клиентов и поставщиков является составной частью политики компании в отношении кредитного риска.

Высшим органом, определяющим политику в области кредитного риска, является кредитный комитет компании. Также в полномочиях кредитного комитета находятся вопросы по установлению лимита риска на конкретных дебиторов. При установлении лимитов кредитный комитет работает в двух режимах: малый или дивизиональный кредитный комитет, который имеет ограничения в полномочиях принятия решений по суммам и срокам, и основной кредитный комитет.

Для принятия решения по конкретному дебитору финансовая служба компании готовит всю необходимую информацию, рассчитывает кредитный рейтинг контрагента на базе собственной балльной или скоринговой модели оценки риска.

Разработка правил оценки риска в компании

Краеугольным камнем, который может показать уровень кредитного риска и объективно сравнить его между тысячами компаний, является модель оценки риска на контрагента.

В зависимости от вида клиентов мы используем две системы (модели) оценки риска:

1. Упрощенная модель для небольших клиентов, основанная по большей части на кредитной истории и платежной дисциплине.

2. Полноценная модель анализа финансового состояния дебитора. Эта модель оценки риска учитывает:

  • финансовые показатели;

  • платежную дисциплину;

  • качество менеджмента.

Части модели, относящиеся к разделу финансовых показателей и платежной дисциплины, являются расчетными. Что касается качества менеджмента, конечно, это субъективная оценка, но имеющая под собой конкретные правила выставления.

Модель определения кредитного риска подразумевает следующие этапы:

  • на базе модели рассчитывается рейтинг дебитора;

  • на основе рейтинга определяется оптимальный размер лимита для каждого дебитора;

  • категория риска зависит от соотношения запрашиваемого лимита и размера оптимального лимита.

Рейтинг дебитора определяется на базе его финансовой отчетности. В расчете участвуют основные показатели устойчивости компании. Самой важной частью модели являются веса каждого отдельного показателя и пограничные референсные значения (значения, за рамками которых показатель дает нулевое значение). После суммирования всех показателей модель показывает рейтинг дебитора.

Исходя из рейтинга дебитора определяется максимальный расчетный размер лимита. Базой для расчета служит размер чистых активов, а рейтинг определяет поправочный коэффициент.

Последним этапом определяется категория риска, которая зависит от соотношения запрашиваемого и расчетного лимитов.

Нужно также сказать, что модель не является статической. Она время от времени претерпевает изменения: в ней может меняться набор показателей, веса, возможно изменение методики расчета того или иного показателя. Основной критерий здесь — это максимально следить за тем накопленным опытом, который есть в компании, анализировать данные предыдущих периодов, разбирать конкретные случаи потерь и сопоставлять их с полученными результатами модели.

Управление дебиторской задолженностью: регулирующее направление

Управление дебиторской задолженностью неразрывно связано с внутренними правилами и политиками, которые действуют в компании. Для дистрибьюторского рынка принято очень аккуратно считать сделки с учетом тех денежных средств, которые используются для их осуществления. Это связано с небольшой валовой маржой, и поэтому очень важно понимать, какую реальную прибыль приносит сделка с учетом стоимости вложенных средств. Чем более длинную дебиторскую задолженность дает дистрибьютор клиенту, тем чувствительнее прибыль к изменению стоимости фондирования.

Поэтому казначейство компании ежеквартально устанавливает следующие трансфертные ставки, которые в дальнейшем используются всеми подразделениями компании:

  • Ставка фондирования оборотного капитала — это базовая ставка расчета стоимости фондирования для сделок. В целом она приближена к показателю средневзвешенной стоимости капитала компании. Если казначейство устанавливает высокую внутреннюю трансфертную ставку, то часть клиентов предпочтет более низкую цену с более короткой отсрочкой, и наоборот. С помощью этого механизма можно косвенно регулировать размер дебиторской задолженности. Например, если в компании недостаток оборотных средств, то, установив повышенную ставку, можно уменьшить размер дебиторской задолженности и раздать ее тем клиентам, которые готовы за нее платить. Но необходимо аккуратно использовать этот инструмент, чтобы не нанести ущерб бизнесу.

  • Повышенная ставка фондирования оборотного капитала при превышении нормативных значений. Если компании важно быть в нормативе оборотного капитала, казначейство может установить повышенную ставку фондирования, когда подразделение превысило бюджетный или плановый размер оборотного капитала. Таким образом, бизнес будет максимально замотивирован оставаться в плановых значениях.

  • Ставка cash discount за досрочную оплату устанавливается для двух целей — получение дополнительной ликвидности и снижения риска невозврата дебиторской задолженности. Обычно компании устанавливают повышенный процент за досрочную оплату по сравнению со стоимостью привлечения средств на денежном рынке на размер оцениваемой ими премии за риск. Здесь есть также два подхода: предлагать cash discount всем клиентам или отдельным группам. Единый подход обычно практикуют зарубежные поставщики электроники, таким образом, они одинаково оценивают риск всех своих дебиторов. Мы стараемся использовать второй — дифференцированный — подход, когда такие условия предоставляются отдельным клиентам, группам клиентов или секторам, где мы видим повышенные риски.

  • Индивидуальные условия при досрочном погашении крупной дебиторской задолженности обсуждаются в каждом отдельном случае.

  • Дифференцированные ставки для клиентов с удлиненной (нестандартной) отсрочкой устанавливаются для сделок свыше полугода. В этом случае казначейство компании устанавливает кривую трансфертных ставок в зависимости от срока сделки с шагом в шесть месяцев.

Управление дебиторской задолженностью: мотивационное направление

Один из основных принципов управления заключается в том, чтобы интересы компании и ее менеджмента максимально совпадали. Основная идея состоит в том, чтобы конкретные менеджеры были замотивированы на тот же финансовый результат, который по результатам его деятельности получит компания. Поэтому по каждому направлению строится упрощенный расчет финансового результата с учетом таких показателей, как стоимость использованных денежных средств и изменение резерва дебиторской задолженности. Поэтому чем больше у менеджера просроченной задолженности, которая не оплачивается, тем больше он использует оборотных средств компании, на которые начисляются проценты (при превышении бюджета еще и по повышенной ставке).

Также в компании есть методика резервирования дебиторской задолженности при наличии признаков ее обесценения — просрочки, ухудшения финансового состояния дебитора, исков третьих лиц, банкротства и т.д. В этом случае происходит начисление резерва на всю дебиторскую задолженность или ее часть. При этом вся сумма такого резерва сразу же ложится на убыток коммерсанта в его финансовом результате. На «мотивацию» такой коммерсант сможет рассчитывать при получении дохода с учетом всех таких корректировок. Нужно при этом отметить, что система не ставит своей задачей депремировать или каким-либо образом ущемить интересы коммерческой службы, но она сделана абсолютно справедливой. Так, при оплате просроченной задолженности клиентом (или представления обеспечения и т.д.) резерв высвобождается и идет уже в полном объеме в прибыль коммерческой службы.

Задачи отдела по управлению дебиторской задолженностью

  • провести анализ дебиторской задолженности за предшествующие периоды
  • прописать четкие и понятные для работников предприятия правила работы с дебиторской задолженностью
  • просчитать и утвердить систему кредитных условий для потенциальных клиентов, включающих систему скидок и штрафов
  • сформировать стандарты оценки покупателей и дифференциации условий предоставления отсрочек платежей
  • разработать схемы мотивации работников отдела управления дебиторской задолженностью

Построение системы учета и контроля дебиторской задолженности

Для управления дебиторской задолженностью1 нужна следующая информация:

  • данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
  • время просрочки платежа по каждому из счетов;
  • размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
  • кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5—6% текущей дебиторской задолженности. В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами.

Таблица 2 Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО «Покупатель» на 12.02.05

№ счета-фактурыДатаСумма, тыс. руб.Дата отгрузкиСтоимость отгруженной продукции, тыс. руб.Условия оплатыВремя в пути, дн.Отсрочка по договору, дн.Критический срок оплаты
10325.12.0410027.12.04100От даты получения12513.01.05
10927.12.0460029.12.04200От даты отгрузки1008.01.05
29.12.042001513.01.05
29.12.041502018.01.05
29.12.04502523.01.05
14103.01.0565008.01.05650От даты получения21020.01.05
09.01.05150121031.01.05

Таблица 3 Отчет о списании дебиторской задолженности ООО «Покупатель» на 12.02.05

Счета-фактуры выставленныеПлатежные поручения полученные Текущая задолженность на дату поступления платежа, тыс. руб.Период просрочки, дн.
Критический срок оплаты по выставленному счетуДатаСумма, тыс. руб.
10313.01.0518.01.05161005
20.01.0520847
22.01.0550649
23.01.05141410
10908.01.0506.01.052002002-1
13.01.0516.01.052002003
18.01.0522.01.051001504
23.01.0550505
23.01.0529.01.0450506
14120.01.0522.01.054504502
31.01.0530.01.05150150-1
<1> Отрицательный период просрочки означает, что платеж покупателем был осуществлен до наступления критического срока оплаты.

Определение критического срока оплаты

Критический срок оплаты — дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т. д.

В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.

При этом следует отметить, что в любой компании могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.

Пример 2 Стандартное условие отгрузки продукции в рассрочку в компании ООО «Посредник» — оплата поставленной продукции в течение установленного в договоре количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада. В соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа в системе управления дебиторской задолженностью была реализована возможность учета периода отсрочки платежа и времени нахождения товаров в пути (см. табл. 2). На основании данных табл. 2 менеджеры по продажам, ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.

Порядок соотнесения поступивших платежей с выставленными счетами

Усложняют управление дебиторской задолженностью случаи, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, мы рекомендуем использовать метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.

У нас не возникает проблем с распределением поступающих платежей. На каждую отгрузку мы заключаем дополнительное соглашение к договору поставки и требуем от клиентов указания в платежном поручении его номера и даты. Но для рамочных договоров, когда дополнительные соглашения не заключаются и поставляется продукция одного наименования, применение метода ФИФО при соотнесении выставленных счетов и поступивших платежей оправданно. Определив критический срок оплаты и принципы соотнесения поступающих платежей и выставленных счетов, несложно понять, какова доля просроченной дебиторской задолженности и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота компании (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.

Пример 3 В ООО «Посредник» для контроля поступления платежей и ведения статистики средней просрочки по каждому дебитору формируется отчет о списании дебиторской задолженности (см. табл. 3). Из таблицы видно, что по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.05, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на пять дней, а последний платеж — на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня. При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой предприятие привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 722 руб. (0,04% х х (100 тыс. руб. х 5 дн. + 84 тыс. руб. х 7 дн. + 64 тыс. руб. х 9 дн. + 14 тыс. руб. х 10 дн.). Если учесть тот факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.

Таблица 4 Реестр инкассации дебиторской задолженности на 12.02.05

№ счета-фактурыСумма счета-фактуры, тыс. руб.Критический срок оплатыДата поступления платежа Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб.
0 дн. до 7 дн. до 30 дн.до 60 дн. свыше 60 дн.
ООО «Клиент»
14635012.01.0512.01.0550
17.01.05100
18.01.0550
27.01.05100
12.02.0550
14719015.01.0504.02.05190
Итого54050150290500
В %1009285490
Итого по всем дебиторам55002600950750550650
Структура дебиторской задолженности, % (коэф. инкассациии)1004717141012

Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8-15, 16-30, свыше 30.

Можно порекомендовать сравнивать средневзвешенное время просрочки и периода кредитования по дебитору и в целом по компании с аналогичными показателями предыдущих периодов. Чтобы сравнение было корректным, необходимо из расчета средневзвешенного времени просрочки платежа исключить счета, дебиторская задолженность по которым на текущий момент признана безнадежной. Если из расчета не исключить безнадежную дебиторскую задолженность, это приведет к тому, что вся безнадежная задолженность, возникшая в предыдущих периодах и не списанная компанией, будет отражена в текущем периоде, что не позволит провести корректное сравнение. Сопоставление средневзвешенного времени просрочки и кредитования текущего и отчетного периодов позволит оценить эффективность проводимой компанией политики коммерческого кредитования. Очевидно, что увеличение средневзвешенного периода просрочки в текущем периоде будет свидетельствовать о низкой эффективности работы с дебиторами, и наоборот.

Планирование поступления средств от дебиторов

Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по компании по уже погашенным счетам можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования поступлений денежных средств. Мы рекомендуем для прогнозирования поступления платежей от покупателей использовать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности. Коэффициент инкассации определяется как процент от общей суммы платежа в определенный интервал времени (см. табл. 4).

Понедельный план поступления денежных средств (могут использоваться и другие интервалы времени — декады, месяцы) строится в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж. На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.

Можно порекомендовать рассчитывать коэффициенты инкассации в разрезе не только клиентов компании, но и номенклатуры отгружаемой продукции. Это связано с тем, что период оборачиваемости у разных товарных позиций различен, соответственно будут различаться сроки возврата денежных средств.

Пример 4 ООО «Посредник» для расчета коэффициентов инкассации формирует реестр инкассации дебиторской задолженности по каждому дебитору и по компании в целом (см. табл. 4). Как видно из табл. 4, ООО «Посредник» получает 47% платежей в качестве предоплаты, а 53% уже после отгрузки товара. Из них 17% следует ожидать в течение первой недели, 14% в течение месяца, 10% в течение двух месяцев, а по 12% оплата поступит еще позже. Допустим, за первую неделю марта ООО «Посредник» планирует реализовать продукцию на сумму 500 тыс. руб. На основании рассчитанных коэффициентов инкассации можно спрогнозировать следующие сроки поступления средств в компанию: — предоплата — 235 тыс. руб. (47% от 500 тыс. руб.); — до 7 дней — 85 тыс. руб. (17%); — до 30 дней — 70 тыс. руб. (14%); — до 60 дней — 50 тыс. руб. (10%); — свыше 60 дней — 60 тыс. руб. (12%).

Одна из форм работы с дилерами — предоставление товарного кредита. Для каждого дилера установлены лимит дебиторской задолженности и сроки предоставления товарного кредита. Для планирования поступления денежных средств от компаний-дебиторов учитывается время погашения дебиторской задолженности, а также по каждому дебитору ведется статистика нарушения сроков, указанных в договоре. Как правило, просрочки платежа не превышают нескольких дней. Поэтому время поступления денежных средств от дебитора определяется как срок погашения задолженности по договору плюс среднее время просрочки. При годовом планировании поступления денежных средств от дебиторов расчет делает планово-экономический отдел на основании норматива оборачиваемости дебиторской задолженности для каждого канала реализации продукции. При оперативном планировании (скользящее планирование на три месяца вперед) поступление денежных средств рассчитывается индивидуально по каждому крупному клиенту службой продаж, а планово-экономический отдел только проверяет итоговые цифры на предмет их отклонения от норматива оборачиваемости (установленного при годовом планировании).

Классификация дебиторской задолженности

Традиционная классификация дебиторской задолженности предусматривает ее распределение по правовому критерию на срочную или просроченную. К срочной отно­сится дебиторская задолженность, срок погашения которой еще не наступил или состав­ляет меньше одного месяца и которая связана с нормальными сроками расчетов, опреде­ленными в соглашениях. Просроченная — это задолженность с нарушением договорных сроков. Дальше важно разобрать понятие сомнительный долг, который понимается как текущая дебиторская задолженность, относительно которой существует неуверенность ее погашения должником. Понятно, что долги такого вида продолжают значиться на ба­лансе кредитора, пока есть хоть незначительная уверенность в их погашении. Списы­ваться же с баланса они будут только когда станут безнадежными. Поэтому отдельно бу­дем выделять безнадежную дебиторскую задолженность, к которой относим текущую дебиторскую задолженность, относительно которой существует уверенность в ее нево­звращении должником или по которой истек срок исковой давности.

Кредитные лимиты

Для предупреждения возникновения непредсказу­емой задолженности можно использовать управление с установлением кредитных лимитов. Он представляет собой максимально допустимый размер дебиторской задол­женности как в целом для предприятия, так и по каждому контрагенту или устанав­ливается для каждого из коммерческих отделов компании, выделенных по отраслевому принципу пропорционально части выручки за предыдущий период в общем объеме продаж по предприятию и утверждается распоряжением генерального директора.

Источники

  • https://spravochnick.ru/ekonomika_predpriyatiya/upravlenie_debitorskoy_zadolzhennostyu_na_predpriyatii/
  • http://odiplom.ru/lab/upravlenie-debitorskoi-i-kreditorskoi-zadolzhennostyu.html
  • https://www.audit-it.ru/articles/account/contracts/a68/967579.html
  • https://sber.pro/publication/kak-upravliat-debitorskoi-zadolzhennostiu
  • https://www.eg-online.ru/article/390912/
  • https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/finansovyy_uchet/otdel_po_rabote_s_debitorskoy_zadolzhennostyu/
  • https://www.klerk.ru/boss/articles/55712/
  • https://www.marketch.ru/notes_on_marketing/accounts_receivable/management_receivables/

[свернуть]