Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

Немного истории

Российское делопроизводство развивалось в 3 периода. Это дореволюционное время, при котором появилось приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство; СССР, когда была разработана единая гос. система и произошел переход к документационному обеспечению управления; современное делопроизводство.

Рассматриваемое в статье делопроизводство появилось в результате проведения реформ Александра 1. Высшими госучреждениями тогда были Сенат, Комитет Министров, Госсовет и Совет Министров. Их деятельность основывалась на коллегиальности.

Вместе с образованием министерств был дан толчок к развитию управленческой системы делопроизводства. Организационное устройство стало носить одинаковый характер, управленческие решения принимались единолично должностными лицами в пределах имеющейся компетенции. Также был заложен принцип иерархии, при котором функции распределялись в строгом соответствии с обязанностями чиновников тех или иных подразделений. Все это оказало большое влияние и на делопроизводство министерств.

Исполнительное делопроизводство вчера и сегодня

До принятия правил действовала типовая инструкция по исполнительному производству. Однако она была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций в РФ, в отличие от Правил, которые издало Правительство РФ. Надо сказать, что Правила стали первым документом по делопроизводству, который был принят на таком высоком уровне.

Данные Правила относятся к следующим структурам:

  • Министерства, службы и агентства федерального уровня, которыми руководит президент, а также структуры, которые подведомственны данным министерствам.
  • Министерства, которыми руководит правительство, а также подведомственные структуры.
  • Службы и агентства федерального уровня, которыми руководит правительство.

Также данные правила действуют в отношениях региональных и муниципальных органов. В данном случае документ предусматривает такое широкое применение на законных основаниях. А действующая ранее инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти напрямую предназначалась только федеральным органам, но фактически применялась везде, даже негосударственными организациями.

В разделе 6 Правил говорится о наличии обязательных данных о документе, которые следует включить в документооборот электронного формата, а также поиска и учета (подробнее об этом рассказывается ниже). Для оптимизации процедуры в отдельных подразделениях разрабатываются методические инструкции по делопроизводству в исполнительных органах. В них все процессы конкретизируются.

Нередко госструктурам необходимо вести переписку с другими органами, так же как с юрлицами и физлицами. С этой целью руководствуются положениями Постановления Правительства № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Данные нормы особенно требуются в случае, если по тем или иным причинам адресат стремится уклониться от информации.

Оформление

В отношении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти нужно уточнить следующее. Они не относятся к тем документам, которые содержат информацию о государственной тайне. По отношению к последним применяются иные инструкции.

Делопроизводство федеральных органов исполнительной власти с другими документами фиксируется в соответствующей инструкции, которую государственный орган разрабатывает на базе Правил с учетом специфики своей деятельности. Инструкция утверждается руководством госоргана в сфере архивного дела.

О том, как создаются документы, говорится в разделе 3 Правил. Так, в них повторяются отдельные положения, которые указаны в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Соответствующие документы должны быть оформлены следующим образом:

  • На бланках. Они содержат реквизиты в верхнем левом углу листа, если используется угловой вариант или посередине вдоль верхнего поля – при использовании продольного варианта.
  • На стандартных листах А4 или А5.
  • В качестве электронных документов.

Документы, которые оформляются на стандартных листах и бланках, имеют поля по 20 мм и 10 мм.

Основная информация в документах

К списку реквизитов, которые должны содержаться на бланке, а также другой информации относят следующие данные:

  • Герб России.
  • Название государственной структуры.
  • Должность того, кто поставил свою подпись.
  • Должностного лица.
  • Вид документа.
  • Место его издания.
  • Справочная информация об исполнительной госструктуре.
  • Адресат.
  • Дата составления.
  • Номер, данный при регистрации.
  • Название документа.
  • Текст.
  • Перечень приложений.
  • Гриф о согласовании и утверждении.
  • Виза и печать или заверение копии.
  • Данные об исполнителе.
  • Отметка о произведенном контроле.
  • Отметка об исполнении.
  • Отметка о том, что в документе содержится конфиденциальная информация.

Согласование документов осуществляется посредством визирования уполномоченным лицом. Если же он образован непосредственно в исполнительном госоргане, то согласование осуществляется с другими госструктурами, после чего оформляется соответствующий лист, протокол или письмо.

Принципы исполнительного делопроизводства

Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. В основу было положено точное исполнение указаний руководства. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность.

В 1811 г. издано «Общее учреждение министерств», которое законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции.

Второй важный принцип, положенный в систему министерской реформы, — принцип иерархии означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим.

Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру и делопроизводство министерств.

Структура министерств

Возглавлял министерство министр. Он назначался императором и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один или несколько) — товарищи министра и обязательно создавалась канцелярия министра. Министерство делилось на департаменты» которые» в свою очередь, состояли из отделений, отделения — из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента, начальник отделения, столоначальник.

При необходимости разрешалось образовывать «особенные установления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории.

«Общее учреждение» узаконило введение в аппарат министерств двух коллегиальных органов: при министре — Совет министра, при департаментах — Общее присутствие департамента, носивших совещательный характер. Наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала и представители науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом.

Документооборот

Документооборот исполнительного делопроизводства состоит из следующей документации:

  • Входящей.
  • Исходящей.
  • Внутренней.

Отправка и доставка выполняется посредством почты, электронной связи или фельдъегерской связи.

Входящие документы

С входящими документами должны проводиться следующие манипуляции:

  1. Первичная обработка, при которой проверяется доставка, наличие документов, их распределение по принципу необходимости регистрации или отсутствии таковой.
  2. Регистрация. Обычно она осуществляется в тот же день, что и поступление или создание документа.
  3. Его рассмотрение руководством исполнительного органа.
  4. Передача должностному лицу с целью исполнения. Если исполнителей – несколько, то документ передается ответственному лицу, а остальным направляются копии.
  5. По результатам исполнения размещение документа в дело.

Если речь идет о документах в виде обращений граждан, то они рассматриваются отдельно.

Исходящие и внутренние документы

Создаваемые документы после их заключения руководством исполнительного госоргана передаются в службу, которая занимается делопроизводством. Там они проверяются на предмет правильности оформления, комплектности и соответствия необходимого числа экземпляров. Если выяснится, что документ оформлен неправильно, то он возвращается. Регистрация осуществляется после подписания или утверждения – в тот же или следующий день. Отправка производится в аналогичные сроки.

Документы передаются между отделениями посредством использования службы делопроизводства. Также служба обобщает и анализирует данные о числе входящих, составленных и исходящих бумаг, и представляет их руководству.

Функционирование исполнительной власти в контексте становления правового государства

Несмотря на высокое значение законодательства основную роль в обеспечении законности и правопорядка играет исполнительная власть. Если законодательная власть заведомо способствует становлению правового государства, от исполнительной власти может исходить угроза ему

Прокурорский надзор в исполнительном производстве

1. В гражданском процессе прокурор осуществляет надзор не только за законностью и обоснованностью судебных постановлений. В соответствии со ст. 23 ГП К прокурор должен осуществлять надзор и за соблюдением законодательства при исполнении судебных постановлений по гражданским делам.

Исполнительные органы власти

Правительство олицетворяет исполнительную (административную, от лат. — управлять, служить для чего-либо) власть, которая, по сути, носит производный, вторичный характер по сравнению с представительной. Функции субъекта исполнительной власти в лице правительства конкретны и предметны

Документальный фонд

В процессе делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти создается документальный фонд, который состоит из документов, сформированных в соответствующий период. Их список разрабатывается и согласовывается с госорганом в области архивного дела.

Создание документального фонда производится соответствующей службой посредством образования номенклатуры дел, их оформления, сохранения, учета и передачи в архив. Работа с номенклатурой осуществляется в следующей последовательности:

  1. Составление на базе дел подразделений исполнительного госоргана. Названия подразделений – это названия соответствующих разделов.
  2. Согласование главной экспертной комиссией исполнительного органа, а также его руководителем в течение года, введение в законную силу с начала следующего года.
  3. Раз в 5 лет согласование с экспертной комиссией архивного отдела, куда передаются дела на постоянное хранение.
  4. Согласование с экспертной комиссией архива при изменении структуры и направлений деятельности исполнительного госоргана.

Выдача дел

Дела формируются согласно с их номенклатурой и соблюдением правил систематизации документации, их группирования на хранение временного (до десяти лет и больше) или постоянного типа. До передачи дел в архив на хранение или уничтожение, согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, они содержатся в подразделении по месту их создания.

Дела могут быть выданы сотрудникам в пользование на временной основе. Период устанавливается руководителем исполнительной структуры. После указанного срока их следует вернуть в архив. Если запрос поступает от других госорганов, то их выдают с разрешения руководителя исполнительного госоргана или его заместителя, в чью компетенцию входит решение подобных вопросов.

В отдельных случаях с разрешения руководителя документы могут быть изъяты из дел постоянного хранения. При этом делается копия, которая заверяется в установленном порядке, а также составляется акт о причинах выдачи.

Дела передаются в сроки, установленные Правилами. При постоянном или временном хранении более десяти лет их передают не раньше, чем через год и не позже, чем через 3 года с момента использования или хранения в соответствующих подразделениях.

В архив дела передаются по описи и по личному составу. А вот дела временного хранения до десяти лет, не передаются в архив, но уничтожаются. Опись составляется на основе номенклатуры дел.

Формирование номенклатуры, описи, их оформление и уничтожение дел временного хранения определяется госорганом.

Электронные документы

В государственных исполнительных органах кроме стандартного, выполняется документооборот в электронном формате. Подобные документы подписываются с использованием электронных цифровых подписей, которые применяются на основе Закона «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ.

Прием и отправка подобных документов выполняется службой исполнительного делопроизводства. После получения данных документов служба проверяет электронную цифровую подпись на предмет подлинности.

Когда передаются электронные документы, которые поступили на рассмотрение руководству, а также при их направлении в подразделения и исполнителями, передаются также и сведения о регистрации.

При их рассмотрении и согласовании могут использоваться приемы подтверждения действий с электронными документами, когда соответствующая подпись не применяется.

Учет осуществляется в системе электронного документооборота, в котором единицей считается электронный документ. Исполненные документы систематизируются в дела, согласно номенклатуре. При ее составлении указывается, что дело ведется в электронном формате.

Хранение и уничтожение электронной документации

После конечной стадии делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (по исполнению документов) они хранятся в течение периода, который предусмотрен для аналогичных бумажных документов. После того, как установленный срок закончится, они подлежат уничтожению. Этот процесс производится на основании акта руководителя исполнительного госоргана.

Какие сведения должны указываться при учете?

Для быстрого поиска и учета электронных документов используются следующие сведения:

  • Данные об адресанте и адресате.
  • Данные о должностном лице, которое поставило подпись.
  • Вид электронного документа.
  • Дата и номер.
  • Дата поступления и номер регистрации.
  • Ссылка на исходящий номер и дату.
  • Название текста.
  • Индекс.
  • Информация о переадресации.
  • Число листов.
  • Число приложений.
  • Указания об исполнении.
  • Сведения об исполнителе.
  • Указание на конфиденциальность.

Комментарии к инструкции по делопроизводству

  1. Глава 1 «Общие положения» устанавливает, что обозначенные в инструкции особенности ведения делопроизводства должны неукоснительно соблюдаться всеми без исключения федеральными служащими. При нарушении правил на виновника может быть наложено взыскание в соответствии с действующим законодательством. Так, при нарушении правил оформления и регистрации обращений граждан на ответственное лицо может быть наложен штраф, суммой от 5 000 до 10 000 рублей.
  2. Глава 2 «Основные понятия» определяет список терминов, использующихся в инструкции, и дает разъяснения каждому из них.
  3. Глава 3 «Создание документов» устанавливает особенности оформления документов. В статье указаны конкретные бланки и правила их оформления для ведения делопроизводства, а также даны рекомендации об использовании текстового редактора, шрифтов, отступа поля и т. д. Пункт 3.1.1 гласит, что исполнительное делопроизводство судебных приставов должно оформляться шрифтом Times New Roman и размером номер 12. Но по необходимости делопроизводитель может уменьшать размер, если ему необходимо вместить информацию строго на один лист.
  4. Глава 4 «Организация документооборота» устанавливает порядок принятия, регистрации и дальнейшей передачи всех типов документов. Так, при обращении гражданина с постановлением суда о взыскании с неплательщика задолженности заявление должно быть зарегистрировано в течение 3 дней с момента его подачи. Если крайний срок приходится на выходной, то он переносится на первый рабочий день, который следует за выходными.
  5. Глава 5 «Контроль исполнения» определяет порядок проведения возможных проверок, связанных с ведением делопроизводства.

    При делопроизводстве судебные приставы должны соблюдать прописанные в инструкции правила
  6. Глава 6 «Особенности рассмотрения обращений граждан» устанавливает правила и порядок приема, регистрации и дальнейшего движения обращений граждан по общим вопросам. Также в главе указано, что физические и юридические лица могут подавать заявление посредством использования бумажного носителя, а также путем использования возможностей электронного обращения или задав вопрос на личном приеме представителя ФССП.
  7. Глава 7 «Особенности рассмотрения жалоб на сотрудников ФССП» определяет правила и порядок ведения дел, связанных с жалобами от физических и юридических лиц. В соответствии с действующим законодательством жалобу нужно подавать должностному лицу, стоящему над сотрудником, чьи действия следует проверить. В случае если гражданин ошибся с адресатом, жалобу в трехдневный срок необходимо передать ответственному лицу, о чем в письменной форме должно уведомить заявителя.
  8. Главы 10-11 «Подготовка номенклатуры» и «Формирование номенклатуры» установили требования к оформлению документов, а также к их подготовке и предоставлению в отдел документационного обеспечения.
  9. Глава 12 «Особенности ведения делопроизводства в подразделениях ФССП» определила порядок регистрации и оформления поступающих заявлений, особенности ведения книги арестованного имущества, правила передачи оформленных документов в соответствующие структуры для их дальнейшего хранения.
  10. Глава 13 «Экспертиза ценности» установила порядок проведения анализа, необходимого для установления важности документов. На основании экспертизы дела могут быть уничтожены или переданы на дальнейшее хранение. Перед ее проведением составляется опись всех имеющихся дел, с предоставлением каждому из них оригинального номера.
  11. Глава 14 «Передача дел в архив». Дела с вечным или повышенным (10 и более лет) сроком хранения нужно передавать в архив по приказу руководителя подразделения не позднее, чем в течение 3 лет по закрытии дела.
  12. Глава 15 «Порядок рассмотрения обращений». Здесь подробно описаны все особенности ведения и переадресации дел, связанных с обращением физ и юрлиц, а также правила предоставления ответов на указанные обращения. Так, если не представляется возможным узнать адрес, и (или) ФИО заявителя – ФССП вправе не давать ответ на обращение. Но это не значит, что оно будет оставлено без внимания. При поступлении анонимных сообщений о преступлении данный факт обязательно должен быть проверен.

О закрытии исполнительного производства пойдет речь в видео:

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация с юристом
Заказать обратный звонок
Все ещё остались вопросы?
Позвоните по номеру +7 (499) 938 50 41 и наш юрист БЕСПЛАТНО ответит на все Ваши вопросы

Закон о выдаче исполнительных листов

Основными нормативными актами, регулирующими порядок выдачи исполнительных листов в суде, являются Гражданский и Арбитражный процессуальные кодексы РФ, а именно: ст. 428 ГПК РФ и ст. 319 АПК РФ. Стандартные формы и требования к оформлению этого вида документов утверждены Постановлением Правительства №579. Процедура возбуждения, ведения и завершения исполнительного производства на основании предъявленного листа описана в ФЗ №229.

Порядок получения исполнительного листа

Важно учитывать, что получение ИЛ носит заявительный характер. В автоматическом режиме суд не формирует и не выдает исполнительные листы. Заметим, что такие правила начали действовать только с 2018 года.

 

Срок выдачи

Исполнительный лист выдается судом взыскателю только после вступления решения суда в законную силу. Чаще всего забрать лист можно не раньше, чем через месяц после объявления решения. Этот месячный срок выделен для возможного обжалования принятого решения в вышестоящих судебных инстанциях.

В некоторых случаях ИЛ можно забрать сразу в день вынесения решения, а именно:

  • задержка исполнения судебного решения связана с риском для жизни ответчика;
  • суть судебного разбирательства – устранение в проведении выборов местного или федерального уровня;
  • взыскание наложено на скоропортящийся товар;
  • решение суда содержит требования о выдворении из страны иностранцев или о возвращении в Россию ребенка, вывезенного незаконным путем.

Как узнать готов ли исполнительный лист

Взыскатели стремятся получить исполнительный лист по решению суда по гражданскому или арбитражному делу в кратчайшие сроки. Для того чтобы не терять время на бессмысленное ожидание, истец вправе оформить согласие на смс-информирование о стадиях рассмотрения дела. Как только лист будет готов, ему придет соответствующее сообщение на телефон. Кроме того, истец и ответчик вправе ежедневно обращаться в канцелярию суда и знакомиться с информацией, в какой стадии находится дело.

Заявление на выдачу

Законом не установлено точного образца заявления на выдачу исполнительно листа. Исходя из имеющейся практики судебного документооборота, рекомендуем включать в заявление следующие сведения:

  • наименование суда — адресата;
  • данные заявителя;
  • номер дела, дата рассмотрения и объявления решения;
  • просьба о получении на руки исполнительного листа или о его передачи в Службу приставов;
  • дата, подпись.

Что проверить при выдаче

К сожалению, оформление исполнительного листа не исключает появление в нем фактических ошибок, исправление которых всегда занимает дополнительное время. Чтобы получить ИЛ без ошибок, ответчику следует его сразу проверить, прежде чем расписаться в уведомлении о получении. Перечислим основные моменты, на которые нужно обращать внимание:

  • Стандартный бланк. Законом предусмотрено изготовление номерного типографического бланка для каждого ИЛ.
  • В документе указан корректный номер дела и верная дата принятия решения.
  • Отсутствие ошибок в реквизитах районного суда, данных ответчика и взыскателя. Для физлиц проверяем ФИО, адрес, идентификатор (ИНН или СНИЛС). Для юрлиц – наименование, юридический адрес, фактический адрес, ИНН, ОГРН.
  • Требования, указанные в ИЛ, четко совпадают с решением суда.
  • Корректность указания даты выдачи листа и срока его предъявления к взысканию (максимум 3 года).
  • Наличие подписи судьи и круглой печати.

Что делать, если ИЛ содержит ошибку

  • Если ошибка обнаружена до подписи в уведомлении, то для ее устранения взыскателю достаточно указать на нее специалисту. Исправления делаются несколько дней.
  • Если ошибка выявлена на стадии исполнительного производства или принудительного взыскания, взыскателю придется оформить специальное заявление об исправлении ошибок и ждать его рассмотрения в общем порядке.

Дополнительные ложности могут возникнуть, если ошибку содержит само судебное решение. В этом случае по заявлению взыскателя суд выносит специальное определение об исправлении ошибок и описок, которое нужно предъявлять в исполнительный орган совместно с ИЛ.

Что делать, если оригинал утерян

В случае утери оригинала просто взять копию исполнительного листа в суде не получится. Истцу придется документально подтвердить, что документ утерян, и написать заявление на выдачу дубликата. Если документ потерян по вине должностного лица, например, пристава, то в отношении этого виновного лица возбуждается дело об административном правонарушении и выписывается штраф в 2500 рублей.

Как и куда подавать исполнительный лист после получения

Получив ИЛ, взыскатель вправе предъявить его для принудительного исполнения:

  • в ФССП;
  • в банк;
  • в бухгалтерию предприятия по месту работы ответчика;
  • в Минфин или Казначейство.

Направление листа судом в ФССП

Истец вправе не забирать ИЛ из суда, а оформить ходатайство о его направлении непосредственно в ФССП. В этом случае исполнительный документ передается по защищенным каналам связи в электронном виде. В заявлении нужно указать корректное территориальное подразделение ФССП для получения ИЛ.

Исполнительное делопроизводство возбуждается по месту проживания ответчика, исключение – вопрос о взыскании алиментов может быть решен по месту регистрации взыскателя.

Особенности получения исполнительного листа в арбитраже

Процедура и срок выдачи исполнительного листа по делу, рассмотренному арбитражным судом, аналогичны правилам ведения гражданских дел. Особенностями можно считать несколько правил:

  • Заявление в арбитраж от имени истца-организации подписывает руководитель или иное доверенное лицо.
  • Если ответчиками выступает несколько лиц организаций, исполнительные листы могут быть выданы в соответствующем количестве. Суд в каждом таком ИЛ указывает сумму и место исполнения конкретной части судебного решения.

Может ли ответчик получить исполнительный лист

За получением листа может обратиться лично истец или его доверенное лицо. Выдача исполнительных документов ответчику не предусмотрена исходя из сути юридического документа. Исключение составляют случаи, когда суд рассматривает дела по встречным искам с разнородными требованиями, не подлежащими взаимозачету. Рассмотрев такое дело, суд может выдать разные независимые исполнительные листы обеим сторонам спора. Данные исполнительные документы могут быть предъявлены к исполнению независимо друг от друга.

1. Как проверить судебную задолженность?

Проверить наличие задолженности можно:

2. Как оплатить задолженность?

3. Чем грозят неоплаченные задолженности?

4. За какие долги могут не выпустить за границу?

5. За какие долги могут лишить водительского удостоверения?

Судебный пристав может лишить вас права на управление транспортным средством, если у вас есть задолженности по исполнительному производству на сумму свыше 10 тысяч рублей:

Запрет действует до исполнения требований исполнительного документа в полном объеме либо до возникновения оснований для отмены такого ограничения.

Однако такое ограничение не может применяться в случае, если:

6. Как получить справку об отсутствии задолженности?

 

Заключение

Делопроизводство в органах исполнительной власти в настоящее время осуществляется на базе соответствующих Правил, которые приняты Правительством страны. Согласно им, документы бывают входящими, исходящими и внутренними. Каждый из них составляется в соответствии с установленными принципами на бланках листов определенного формата или в виде электронных документов, и имеет всю необходимую информацию, достаточную для быстрой идентификации, учета и поиска.