Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность представляет собой суммы, которые фирме должны ее партнеры и иные лица. Чаще всего она возникает при расчетах организации с покупателями продукции, заказчиками работ и услуг.

Она отражается по счету 62. Все эти обязательства контрагенты фирмы должны выполнять в установленные подписанными соглашениями сроки. Если эти сроки пропущены, то задолженность переходит в состав просроченной.

Так как дебиторка – это деньги, которые партнеры компании перечислят фирме в будущем, ее принято считать одним из активов компании. Поэтому, она отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов.

ДЗ подразделяется на краткосрочную и долгосрочную задолженности. Первой называется задолженность, которая должна быть погашена партнерами компании в течение года. Большинство дебиторской задолженности относится именно к этой группе. Существует также дебиторская задолженность, срок которой превышает один год. Тогда она называется долгосрочной.

 Если дебиторская задолженность ничем не обеспечена, и срок ее погашения истекает, она включается в состав сомнительных долгов. В зависимости от положений учетной политики в компании может формироваться резерв по сомнительным долгам.

Это является мерой предосторожности, которая позволяет убыток от списания просроченной дебиторки включить в состав расходов частями на протяжении определенного периода времени.

При общем режиме налогообложения (ОСНО) дебиторка является частью дохода, которая облагается налогом на прибыль, даже если деньги еще фактически предприятием не получены. Поэтому при просрочке в установленные сроки нужно списывать ее, тем самым снижая налог.

Сроки списания

ГК РФ устанавливает, что списать просроченную задолженность компания может, если с момента истечения срока ее погашения прошло три года. Это время выделяется компании, чтобы она осуществила всевозможные меры по взысканию этих денег с должников.

Очень часто субъекты бизнеса сталкиваются с проблемой – с какого момента нужно начинать отсчитывать срок в три года. Считается, что в договоре, в результате которого возникла дебиторская задолженность, должен отражаться срок, когда контрагенты должны выполнить свои обязательства, в том числе и по перечислению денег.

Случается и такая ситуация, когда в подписанном соглашении отсутствует сведения о сроках выполнения обязательств сторонами. Тогда действует правило, согласно которому, срок исковой давности следует начинать исчислять с момента предъявления требований кредитора к должнику о выплате долга.

Законодательство предусматривает случаи, когда срок исковой давности прерывается. Такое случается, когда дебитор производит погашения долга частично, или осуществляет уплату штрафных санкций, предусмотренных договором, либо произведет подписание акта сверки взаимных расчетов. Тогда срок исчисления исковой давности нужно начинать отсчитывать со следующего дня, после одного из выше перечисленных событий.

Производить прерывание искового срока можно столько раз, сколько потребуется. Однако, тогда вступает в действие понятие предельной исковой давности, которая равна десяти годам. То есть по истечению этого периода, произвести списание дебиторской задолженности нужно в любом случае.

При осуществлении списания дебиторской задолженности нужно учитывать такой момент, как время списания. Ее нужно убирать из состава активов компании в тот момент, когда произошло истечение срока исковой давности. Если списать ее во время инвентаризации или по дате приказа на списание, то это будет считать нарушением законодательства.

Особенности учета дебиторской задолженности в бюджетных учреждениях

Каждая организация (учреждение) в своей хозяйственной деятельности ведет расчеты с внешними и внутренними контрагентами:

  • поставщиками и покупателями;
  • заказчиками и подрядчиками;
  • с налоговыми органами;
  • с учредителями;
  • банками;
  • со своими работниками;
  • прочими дебиторами.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность другой организации, работников и физических лиц данной организации.

Организации и лица, которые должны данной организации, называют дебиторами. В настоящее время все более строгие требования предъявляются к точности и достоверности бухгалтерской отчетности.

Особому вниманию подвергаются все показатели отчетности, к которым относятся суммы дебиторской задолженности.

В последнее время все более актуальным становится вопрос взимания дебиторской задолженности в бюджетном секторе.

Проблемы с бюджетом вынуждают власти искать в нем новые резервы, в декабре 2015 г. В. В. Путин поручил правительству и ЦБ РФ разобраться с копившейся много лет дебиторской задолженностью казны в размере 3,8 трлн руб.

Для решения проблем по части дебиторской задолженности поручено организовать инвентаризацию «дебиторки» и прежде всего авансов, застревающих на пути в реальный сектор на счетах строителей и поставщиков.

Ведомствам, злоупотребляющим авансами, обещано сокращение финансирования, нарушителям, не платящим штрафы и по исполнительным листам, – ужесточение ответственности.

Основная часть поручений президента на 2016 г. посвящена дебиторской задолженности, поэтому одной из главных проблем текущего года является борьба с дебиторской задолженностью.

Виды дебиторской задолженности государственных муниципальных учвреждений

По экономическому содержанию:

  • покупатели и заказчики;
  • векселя к получению;
  • задолженность дочерних и зависимых обществ;
  • задолженность участников (учредителей) по вкладам в уставный капитал;
  • авансы выданные;
  • прочие дебиторы

По срокам предоставления:

  • долгосрочная (свыше 12 месяцев);
  • краткосрочная (до 12 месяцев)

По времени возврата:

  • нормальная;
  • просроченная

По степени обеспечения:

  • обеспеченная залогом;
  • обеспеченная договором поручительства;
  • обеспеченная банковской гарантией

По возможности взыскания:

  • сомнительная;
  • безнадежная

Какую задолженность можно списать

Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства.

Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.

Если две компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту. Если компания-партнер всё равно осталась вам должна, эти деньги признаются нереальными к получению, и можно осуществить списание просроченной дебиторской задолженности.

Итак, вы узнали, что компания-должник обанкротилась (или ее исключили из реестра юрлиц позже 1 сентября 2014 года). В таком случае вы понимаете, что вернуть долг не удастся. Как списать дебиторскую задолженность, по которой заканчивается срок исковой давности?

По общему правилу он равен 3 годам, но может прерываться или приостанавливаться.

Срок исковой давности прерывается, если (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43):

  • должник принял и расписался в акте сверки;
  • прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
  • заплатил проценты или неустойку;
  • фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство.

Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Срок исковой давности приостанавливается по основаниям, предусмотренным ст. 202 ГК РФ, в частности, на период, когда стороны проводят предусмотренную законом процедуру разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т. п.). Также срок давности не течет, пока осуществляется судебная защита нарушенного права (ст. 204 ГК РФ). Когда соответствующие обстоятельства заканчиваюся, срок давности продолжает свое течение (а не отсчитывается заново).

Как избежать споров

Для списания любого вида задолженности нужны веские основания, подкрепленные соответствующими документами. Таковыми, согласно НК РФ, являются:

  • Окончание срока исковой давности;
  • Ликвидация контрагента;
  • Нереальность взыскания.

Для «расставания» с задолженностью компании необходимо оформить ряд документов по каждому обязательству:

  • Акт инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами (форма ИНВ-17);
  • Постановление судебного пристава о прекращении исполнительного производства – в случае нереальности взыскания;
  • Выписка из госреестра юридических лиц с записью о завершении процедуры ликвидации предприятия (ст.49, ст.63 ГКРФ) – в случае ликвидации контрагента;
  • Приказ руководителя о списании, подписанный на основании перечисленных документов.

При этом КЗ учитывают в качестве внереализационных доходов, кроме задолженности перед госорганами и внебюджетными фондами (ст.250 НК РФ п.18; ст. 251 п.21), ДЗ – в составе внереализационных расходов либо относится на сч. 63 «Резервы по сомнительным долгам».Важно: при списании ДЗ по причине нереальности взыскания по причине отсутствия у должника имущества необходимо учитывать такую задолженность в течение 5 лет за балансом на сч.007 для контроля за вероятностью ее взыскания при улучшении финансового состояния дебитора.

Списываем дебиторку

Оформляем результаты инвентаризации и выявляем ДЗ с истекшим сроком давности. Документами, подтверждающими ее наличие и срок давности, служат:

  • Договор и документы об оплате к нему;
  • Документы, подтверждающие поставку (оказание услуг) – акты, накладные;
  • Акт сверки (при наличии);
  • Взаимная официальная переписка, подтверждающая факт истребования долга (претензии). Необходимо подкрепить копии писем документом, подтверждающим факт получения письма контрагентом (например, уведомление о вручении).

Важно учесть, что при наличии акта сверки на определенную дату срок начинает исчисляться сначала.

Документы для подтверждения невозможности взыскания: постановление судебного пристава или выписка из ЕГРЮЛ:

Основания для признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию

Дебиторская задолженность, которая не может быть погашена, признается нереальной к взысканию. Условия, по которым дебиторская задолженность не может быть взыскана, определены Гражданским кодексом. Такими условиями являются, в частности:

  • истечение срока исковой давности (ст. 196, 197);
  • ликвидация организации (ст. 419);
  • смерть гражданина-должника (ст. 418);
  • невозможность исполнения обязательства (когда это вызвано обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает) (ст. 416);
  • принятие акта государственного органа о признании задолженности нереальной к взысканию (ст. 417).

Истечение срока исковой давности. Срок исковой давности в соответствии со ст. 196 ГК РФ составляет три года.

Отсчет срока исковой давности наступает с даты обязательного внесения платежа, установленного законодательством РФ.

Срок исковой давности, предусмотренный гражданским законодательством, может быть прерван. Течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в суд в установленном порядке и совершением должником действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

К действиям должника, свидетельствующим о признании долга, относятся:

  • признание долга (подписание акта сверки взаимных расчетов);
  • частичная уплата должником или с его согласия другим лицом долга.

При личной подаче искового заявления в суд срок исковой давности прерывается в день, в который исковое заявление поступило в суд. Если исковое заявление пересылается по почте, то срок исковой давности прерывается с даты, указанной на почтовом штемпеле отделения связи.

Течение нового срока исковой давности начинается с даты вынесения судом решения о взыскании долга. Если поданный учреждением иск оставлен судом без рассмотрения, срок исковой давности прерванным не считается.

Ликвидация организации. Ликвидация должника осуществляется в установленном законодательством о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей порядке. Документом, подтверждающим ликвидацию юридического лица и индивидуального предпринимателя, является выписка из Единого государственного реестра юридических лиц.

Прекращение обязательства в связи со смертью гражданина. Обязательство (задолженность) прекращается смертью должника, если исполнение не может быть произведено без личного участия должника либо обязательство иным образом неразрывно связано с личностью должника.

Принятие акта о признании задолженности нереальной к взысканию. Такими документами являются решение суда о невозможности взыскания задолженности и постановление судебного пристава-исполнителя о прекращении исполнительного производства в связи с невозможностью взыскания долга.

Задолженность, в отношении которой вступило в силу решение суда, подлежит взысканию в порядке, установленном Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

Задолженность, которая должна быть взыскана в порядке исполнительного производства, признается безнадежной и подлежит списанию только в случае невозможности ее взыскания, подтвержденной постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, в связи с невозможностью установить местонахождение должника и его имущества, в случае отсутствия у должника имущества, денежных средств, иных ценностей, на которые может быть обращено взыскание, в случае ликвидации организации.

Невозможность исполнения обязательств по причинам, не зависящим от воли сторон. Обстоятельствами, не зависящими от сторон, являются форс-мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, военные действия, теракты и т.п.).

Документы, подтверждающие образование дебиторской задолженности

Необходимо помнить, что одним из обязательных условий включения безнадежного долга в состав налоговых расходов является наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Хозяйствующему субъекту необходимо иметь документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, документы, свидетельствующие о течении срока исковой давности. Образования безнадежных долгов, а также суммы и сроки могут быть подтверждены:

  • договором, в котором указана дата срока платежа;
  • накладными на передачу ценностей, актами приемки оказанных услуг (при их оформлении в соответствии с условиями договора);
  • платежными поручениями, а также актом инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода, свидетельствующим о том, что на момент списания указанная задолженность не погашена;
  • приказом руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежных долгов (см: Письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.04.2011 № 16—15/035618.1@).

Также документами, подтверждающими факт возникновения дебиторской задолженности, могут быть любые соответствующие требованиям Закона № 402-ФЗ первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед налогоплательщиком (накладные на передачу ценностей, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы и др.) (см. Письмо ФНС РФ от 06.12.2010 №ШС37—3/16955)

В соответствии с пунктом 7 статьи 272 НК РФ дата признания внереализационных расходов для целей налогообложения прибыли установлена. Согласно данной статье налогового кодекса РФ расходы в виде безнадежной задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитываются в составе внереализационных расходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает названный срок (см: Письмо Минфина РФ от 06.02.2015 № 03—03—06/1/4995).

Нормы Налогового кодекса РФ не предоставляют налогоплательщику права на произвольный выбор налогового периода (по своему усмотрению), в котором в состав расходов включается безнадежная к взысканию дебиторская задолженность.

Хозяйствующий субъект, проводя инвентаризацию по состоянию на последнюю дату отчетного (налогового) периода, должен по итогам проведения инвентаризации определить сумму дебиторской задолженности, нереальную к взысканию дебиторскую задолженность (например, по которой срок исковой давности истек), и произвести списание данной задолженности. Такой алгоритм действий приведен Президиумом ВАС РФ в Постановлении от 15.06.2010 № 1574/10 по делу №А56—4354/2009. При этом содержащееся в нем толкование правовых норм является общеобязательным и подлежит применению при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел.

Соответственно, безнадежную дебиторскую задолженность, возникшую в марте 2015 года, налогоплательщик может учесть в качестве безнадежного долга для целей налогообложения прибыли по состоянию на 31 марта 2018 года. Просроченная задолженность будет включена в состав внереализационных расходов в марте 2018 года.

Во избежание споров с проверяющими, списание дебиторской задолженности, безнадежной к взысканию, необходимо отражать именно в том периоде, в котором она стала безнадежной (п. 2 ст. 266 НК РФ). Переносить безнадежную признание дебиторской задолженности в расходы на следующий налоговый или отчетный период очень рискованно (см. Письмо Минфина РФ от 06.04.2016 № 03—03—06/2/19410).

В налоговом учете порядок списания безнадежной задолженности зависит от наличия резерва по сомнительным долгам. Если его нет — спишите весь безнадежный долг в расходы. Если резерв создавался — спишите долг за счет резерва, то есть уменьшите резерв на безнадежную задолженность. Если же резерва не хватит, остаток долга включите в расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина от 16.01.2018 № 03—03—06/2/1551).

Порядок списания дебиторской задолженности

Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете следующий. На дату признания дебиторской задолженности, нереальной к взысканию, то есть на дату истечения срока исковой давности, делается запись на сумму созданного резерва:

  • Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»
  • Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и др.) — нереальный для взыскания долг списан за счет резерва.

Если созданного резерва недостаточно, оформляются проводки:

  • Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»
  • Кредит 62 (60, 76 и др.) — списан нереальный для взыскания долг;
  • Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов&raqu; —учтена нереальная к взысканию задолженность для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Если должник в дальнейшем все-таки уплатит долг, в учете будут сделаны записи:

  • Дебет 51 «Расчетные счета»
  • Кредит 62 (60, 76 и др.) — поступили денежные средства от должника;
  • Дебет 62 (60, 76 и др.) Кредит 91 — полученный долг включен в состав прочих доходов;
  • Кредит 007 — списан безнадежный долг, погашенный должником.

В налоговом учете в соответствии с пунктом 2 статьи 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности (3 года со дня возникновения задолженности, ст. 196 ГК РФ), а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Долгами, нереальными к взысканию, также признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, установленном Федеральным Законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в случае возврата взыскателю исполнительного документа.

Долги прекратившей деятельность фирмы являются безнадежными с даты ее исключения из ЕГРЮЛ (Письма Минфина РФ от 25.03.2016 № 03—03—06/1/16721, от 24.07.2015 № 03—01—10/42792, Постановления Арбитражного суда МО от 24.02.2015 №Ф05—413/2015, Арбитражного суда ЦО от 18.06.2015 №Ф10—1693/2015).

При списании задолженности по причине ликвидации организации-должника необходимо также иметь документ, подтверждающий ликвидацию организации-должника, — выписку из ЕГРЮЛ (Письмо Минфина РФ от 14.03.2014 № 03—03—06/1/11063).

Таким образом, основанием для списания задолженности может быть истечение трех лет с даты возникновения задолженности, или задолженность может быть списана на основании постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства (в связи с тем, что у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, невозможно установить место нахождения должника, его имущества и т. д.), либо ликвидации организации, либо исключение организации из ЕГРЮЛ.

Согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается в состав внереализационных расходов.

Списание дебиторской задолженности — проводки

В бухгалтерском учете порядок отражения таков:

1) Если резерв создавался (Приказ МинФина РФ от 29.07.1998г №34-н):

  • Дт 63 Кт 62 (60,76,71,73,70) – списана дебиторская задолженность;
  • Дт 007 – отражаем списанную задолженность за балансом.

2) Если резерв не формировали или его размер не покрывает величину долга:

  • Дт 91.2 Кт 62 (60,76,71,73,70) – списана дебиторская задолженность;
  • Дт 007 – отражаем списанную задолженность за балансом.

Размер резерва определяется отдельно по каждой сомнительной сумме задолженности. Формирование резерва с 2011г. стало обязанностью предприятий.

В налоговом учете для покрытия убытков от списания ДЗ используют резерв (ст. 266 НК РФ). Если он не создан или недостаточен, то задолженность относят на внереализационные расходы в том периоде, когда закончился срок давности или подтверждена невозможность взыскания (письмо ФНС РФ от 13.04.2011г. №16-15 / 035618.1).

Как проводится списание безнадежной дебиторской задолженности в налоговом учете

Списать ДЗ в налоговом учете возможно в следующем порядке:

  • за счет резерва по сомнительным долгам, сформированного по п. 5 ст. 266 НК РФ;
  • отразить ДЗ в составе внереализационных расходов (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Следует уточнить, что попадает в налоговый резерв не вся просроченная и необеспеченная дебиторка, допустимая в бухучете. Для целей налогового учета резервируется только ДЗ, связанная непосредственно с реализацией товаров (работ, услуг).

Кроме того, необходимо помнить следующие важные нюансы:

  • списание ДЗ будет напрямую увеличивать внереализационные расходы, если фирма решит не создавать налоговый «сомнительный» резерв — в отличие от бухучета в налоговом учете этот резерв можно не создавать;
  • применяющие кассовый метод расчета налога на прибыль фирмы вынуждены списывать ДЗ сразу в составе внереализационных расходов — формирование ими резерва законодательством не предусмотрено.

В какие сроки это можно провести списание

Чтобы признать дебиторскую задолженность просроченной с завершившимся исковым периодом согласно ГК РФ нужно, чтобы прошло три года. Именно этот промежуток времени отводится кредитору для того, чтобы он принял все доступные меры по получению долга.

Обязательно нужно определиться, с какого момента надо начинать исчисление периода в три года. Закреплено, что если в договоре определен период погашения обязательства, то промежуток исковой давности надо рассчитывать со следующего после него дня.

Когда же, точных дат осуществления выплат в оформленном договоре не предусмотрено, то исковая давность начинает определяться с момента объявления кредитором своих требований должнику.

Нужно помнить также о таком моменте, как прерывание периода исковой давности. Если должник перечислит частично сумму долга, либо проценты по нему, либо составит и подпишет с организацией акт сверки, то исчисление периода исковой давности переносится на следующий день после одного из перечисленных событий.

Таким образом, прерывание данного периода может происходить множество раз. Однако на уровне законов закреплен срок предельной исковой давности, какой равняется 10 лет.

Согласно ему прерывание исковой задолженности возможно, пока с момента появления обязательства не прошло 10 лет, после этого дебиторка в любом случае будет признана с истекшим срокам и ее необходимо будет снимать с баланса организации.

Кроме этого, не стоит забывать, что снятие дебиторской задолженности надо проводить в том отчетном периоде, когда завершился срок исковой давности. Исключение ее из состава имущества по времени проведения или издания приказа на списание будет считаться неправильным. Желательно, чтобы все эти даты совпадали, поэтому нужно вести постоянное наблюдение за данной информацией.

Шаг 1. Проведение инвентаризации задолженности

Ведение бухучета требует, чтобы указанные сведения были достоверными. Это, в свою очередь, достигается путем периодического проведения инвентаризации. Помимо этого, выполнить эту процедуру необходимо также будет и при издании распоряжения руководителя.

Вам будет интересно:
Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется, корреспондеция, субсчета, основные проводки

При проведении инвентаризации дебиторки ее проверяют по заключенным договорам и в разрезе оснований.

Предварительно рекомендуется произвести сверку со всеми дебиторами. Однако, с другой стороны, необходимо помнить, что подписание должником акта автоматически обнуляет отсчитываемый срок, и его нужно считать заново.

Каждая сумма анализируется на предмет сомнительности. В этот же момент можно принять решение, формировать ли резерв для обеспечения имеющихся сомнительных и просроченных долгов.

Шаг 2. Оформление акта инвентаризации

Результаты проведенной процедуры оформляются в виде акта. Для него существует стандартная форма ИНВ-17, но его применение не является строго обязательным. Компания может разработать собственную форму бланка для личных нужд.

Однако такой документ должен включать в себя перечень обязательных показателей. В акте ответственное лицо отражает всю проверенную задолженность, а не только с завершившимся сроком давности.

В нем нужно отразить:

  • Наименование компании-дебитора;
  • Аналитический счет учета;
  • Общий размер возникшего долга;
  • Размер долга, по какому завершилось время исковой давности.
Комиссия, которая выполняла инвентаризацию, должна оформить акт в двух копиях. При этом одна отправляется в бухгалтерию, а вторая остается на руках у членов комиссии.

Шаг 3. Подготовка бухгалтерской справки

Ответственному лицу за работу с дебиторами необходимо проанализировать результаты инвентаризации, и на долг с окончившимся сроком подачи исков оформить бухгалтерскую справку о списании кредиторской задолженности.

В этот документ нужно занести:

  • Название субъекта бизнеса, с каким выявлен долг;
  • В какое время и по какой причине он возник;
  • Размер долговых обязательств;
  • Дата, когда закончился период исковой давности;
  • Действие по задолженности (списание).

Шаг 4. Подтверждение даты и суммы списания

Для того, чтобы перед контролирующими органами подтвердить дату и сумму возникшей задолженности, недостаточно просто акта.

Необходимо подготовить копии первичных документов:

  • Заключенный договор на покупку (оказание услуг);
  • Акт выполненных работ;
  • Товарная накладная;
  • Акт приема-передачи;
  • Платежные документы;
  • Подписанные акты сверки и т. д.

Шаг 5. Составление приказа на списание задолженности

Для указанного документа нет какой-либо специальной формы. Как правило, для составления приказа о списании задолженности ответственное лицо применяет фирменный бланк компании.

В тексте необходимо отразить следующие моменты:

  • Основания для принятия решения о списании (ст. 196 ГК РФ, созданные акт инвентаризации, бухсправка);
  • Решение списать задолженность с указанием ее суммы;
  • Указание ответственному лицу отметить это действие в налоговом и бухгалтерском учете;
  • Назначить лицо, которое будет отвечать за соблюдение документа.

Шаг 6. Отражение в бухучете

Отражение списания на бухсчетах имеет несколько нюансов. Основной — имелся ли или же нет резерв по сомнительным задолженностям.

ДебетКредитОперация
Резерв на долги в компании не был создан:
9160, 62, 76Списана дебиторская задолженность на расходы
Резерв по долгам был сформирован
6360, 62, 76Списана дебиторская задолженность в пределах сформированного резерва
9160, 62, 76Списана сумма задолженности, превышающей размер резерва
Независимо от способа списания, задолженность должна на протяжении дальнейших 5 лет находиться на забалансовом счете 007. Это связано с тем, что со временем состояние должника может улучшиться, и он погасит долг.
007Отражена на забалансовом счете снятая задолженность
50, 5160, 62, 76Получена оплата долга по ранее списанной задолженности
60, 62, 7691В доходы включена сумма долга, какой был ранее списан как просроченный
007Списана с забалансового счета погашенная сумма долга

 

Налоговый учет дебиторской задолженности

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Согласно пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе суммы безнадежных долгов.

Безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством, обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Иными словами, для подтверждения права на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на убытки в виде безнадежных долгов налогоплательщик должен представить документы, подтверждающие размер задолженности и период ее образования, а также обосновать истечение срока исковой давности для ее взыскания либо представить сведения о ликвидации должника (постановление ФАС Московского округа от 14.08.2009 N КА-А40/7665-09-2).

Документами, подтверждающими факт возникновения дебиторской задолженности, могут быть любые соответствующие требованиям п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед налогоплательщиком (накладные на передачу ценностей, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы и другие).

При этом договор сам по себе первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, в подавляющем большинстве случаев не является.

Что касается акта сверки, то необходимо иметь в виду, что данный документ также не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется.

Аналогичные разъяснения содержаться в письме ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955 «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности».

Таким образом, просроченная дебиторская задолженность, неподтвержденная первичными документами, не может быть учтена в составе внереализационных расходов при налогообложении прибыли (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.04.2010 по делу N А10-3883/2009).

Сложные ситуации при списании дебиторской задолженности

Безнадежная дебиторская задолженность как мы выяснили, включается в расходы для целей налогообложения, поэтому к ее списанию нужно подходить с особым вниманием. Нередко у бухгалтера возникают сомнения по поводу «безнадежности» задолженности и правомерности отнесения ее на расходы. С наиболее частыми вопросами списания дебиторской задолженности предлагаю разобраться.

  1. Можно ли включить в расходы сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности, если должник находится в процессе банкротства?

Согласно позиции Минфина РФ такая задолженность не включается во внереализационные расходы, если производство в отношении должника не завершено, а кредитор включен в реестр кредиторов. При этом не имеет значения срок истечения исковой давности. Списать дебиторскую задолженность налогоплательщик может только после признания судом должника банкротом и исключения его из ЕГРЮЛ. (Письмо Минфина России от 04.03.2013 № 03-03-06/1/6313, Письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/2/39363, Письмо Минфина России от 04.03.2013 № 03-03-06/1/6313)

  1. Можно ли учитывать в расходах сумму безнадежной задолженности, меры по взысканию которой не принимались?

В соответствии с судебными решениями и разъяснениями Минфина, безнадежная дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности может быть включена в расходы для целей налогообложения, независимо от того, принимались меры по ее истребованию или нет. (Постановление ФАС Московского округа от 14.09.2012 по делу № А40-85915/11-91-367, Письмо Минфина России от 21.02.2008 № 03-03-06/1/124, Письмо Минфина России от 25.11.2008 № 03-03-06/2/158)

  1. Включается ли в расходы сумма дебиторской задолженности, если должник признан недействующим юридическим лицом и исключен из ЕГРЮЛ по решению налогового органа (если в течение предыдущих двенадцати месяцев не сдавалась отчетность, не осуществлялись операции по расчетному счету)?

До 01.09.2014 – не включается, поскольку исключение должника из ЕГРЮЛ не является его ликвидацией и такое основание списания дебиторской задолженности не предусмотрено п. 2 ст. 266 НК РФ. (Письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-03-06/1/5556, Письмо Минфина России от 07.07.2008 № 03-03-06/1/309, Письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-03-06/1/649)

С 01.09.2014 – включается, так как с указанной даты вступил в силу Закон № 99-ФЗ от 05.05.2014, в соответствии с которым ГК РФ дополнен ст. 64.2. В соответствии с этой статьей исключение недействующего юридического лица из ЕГРЮЛ фактически приравнивается к его ликвидации.

  1. В какой момент дебиторская задолженность может быть списана на внереализационные расходы, если проводилась сверка расчетов с должником?

Подписание акта сверки расчетов является основанием для прерывания срока исковой давности, поэтому дебиторская задолженность может быть списана и учтена в расходах только по прошествии трех лет с даты подписания последнего акта сверки расчетов. (Письмо ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955)

  1. Можно ли включить в расходы безнадежную дебиторскую задолженность, если имеется встречная кредиторская задолженность по данному контрагенту?

По данному вопросу позиция Минфина и судебных органов неоднозначна. Подробнее Вы можете прочитать в статье, посвященной вопросам определения сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности.

Срок исковой давности

В своих разъяснениях по вопросу своевременности списания дебиторской и кредиторской задолженности Минфин России рекомендует руководствоваться положениями ГК РФ (письмо Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18).

Общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст. 196 ГК РФ). Пунктом 1 ст. 200 ГК РФ разъяснено, что течение срока исковой давности начинается со дня, когда организация узнала о нарушении своего права.

По обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

При этом следует учесть, что течение срока исковой давности может быть прервано предъявлением иска в установленном порядке, а также признанием должником своего долга (ст. 203 ГК РФ).

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Кроме того, действиями, прерывающими срок исковой давности, в частности, являются (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума ВАС РФ «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности» от 15.11.2001 N 15/18):

  • признание претензии;
  • частичная уплата должником или с его согласия другим лицом основного долга;
  • уплата процентов по основному долгу;
  • изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга, равно как и просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или рассрочке платежа);
  • акцепт инкассового поручения.

Любое из этих событий приводит к тому, что срок исковой давности начинается заново. То есть списание задолженности откладывается.

В письме УФНС России по г. Москве от 17.04.2007 N 20-12/036354 указаны следующие действия должника, свидетельствующие о признании им своего долга:

  • обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;
  • подписание акта сверки задолженности, то есть письменное подтверждение признания наличия задолженности;
  • заявление о зачете взаимных требований;
  • соглашение о реструктуризации долга и т.п.

Списание задолженности производится также по другим основаниям, предусмотренным законодательством, в частности, в главе 26 ГК РФ. Так, обязательства могут прекращаться:

  • освобождением кредитором должника от лежащих на нем обязанностей (ст. 415 ГК РФ);
  • невозможностью исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает (ст. 416 ГК РФ);
  • на основании акта государственного органа, если в результате его издания исполнение обязательства становится невозможным (ст. 417 ГК РФ);
  • смертью должника, если исполнение неразрывно связано с личностью должника (ст. 418 ГК РФ);
  • ликвидацией юридического лица (должника или кредитора) (ст. 419 ГК РФ).

Задолженность с истекшим сроком исковой давности выявляется по каждому договору, так как в договорах устанавливается разный срок исполнения.

В случае отсутствия в договоре условий по срокам оплаты такой момент начинается со дня предъявления претензий должником. Через семь дней после предъявления начинается течение срока исковой давности (ст. 314 ГК РФ).

Одним из условий для правомерного списания с учета кредиторской или дебиторской задолженности является проведение инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ), п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Порядок проведения инвентаризации расчетов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Указания).

В соответствии с п. 1.5 Указаний проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

В то же время инвентаризацию расчетов можно проводить и ежеквартально с целью недопущения пропусков исковой давности. Таким образом, обязанность проведения ежегодной инвентаризации закреплена за организацией законодательно.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской и кредиторской задолженности, сроки ее возникновения, а также выявить нереальные к взысканию долги.

Источники

  • https://buhproffi.ru/buhuchet/spisanie-debitorskoy-zadolzhennosti-provodki.html
  • http://blognalog.com/uchet/prosrochennaya-debitorskaya-zadolzhennost-kak-spisat.html
  • https://nalog-nalog.ru/nalog_na_pribyl/rashody_nalog_na_pribyl/poryadok_spisaniya_debitorskoj_zadolzhennosti/
  • https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-spisaniyu-kreditorskoy-i-debitorskoy-zadolzhennosti.html
  • https://www.audit-it.ru/articles/account/buhaccounting/a6/843431.html
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/485987/
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/spisanie_debitorskoj_zadolzhennosti_buhgalterskie_provodki/
  • https://buhproffi.ru/buhuchet/spisanie-debitorskoj-zadolzhennosti.html
  • http://buh-aktiv.ru/spisanie-debitorskoj-i-kreditorskoj-zadolzhennosti-2014-09-23/

[свернуть]